10 funciones esenciales de Microsoft Excel para el an√°lisis de datos

10 funciones esenciales de Microsoft Excel para el an√°lisis de datos
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Microsoft Excel ofrece a los usuarios cientos de funciones y f√≥rmulas diferentes para una variedad de prop√≥sitos. Ya sea que tenga que analizar sus finanzas personales o cualquier conjunto de datos de gran tama√Īo, son las funciones las que facilitan el trabajo. Adem√°s, ahorra mucho tiempo y esfuerzos. Sin embargo, encontrar la funci√≥n correcta para su conjunto de datos puede ser muy complicado.

Funciones y fórmulas de Microsoft Excel para análisis de datos destacados

Entonces, si ha estado luchando por encontrar la función de Excel adecuada para el análisis de datos, entonces ha venido al lugar correcto. Aquí hay una lista de algunas funciones esenciales de Microsoft Excel que puede usar para el análisis de datos y puede aumentar su productividad en el proceso.

Note: Para los no iniciados, las funciones mencionadas en esta publicación deben agregarse en la barra de fórmulas de una hoja de cálculo de Excel que contiene datos o dentro de la celda en la que desea el resultado.

1. CONCATENAR

= CONCATENAR es una de las funciones m√°s cruciales para el an√°lisis de datos, ya que le permite combinar texto, n√ļmeros, fechas, etc. de varias celdas en una. La funci√≥n es particularmente √ļtil para combinar datos de diferentes celdas en una sola celda. Por ejemplo, resulta √ļtil para crear los par√°metros de seguimiento para campa√Īas de marketing, crear consultas de API, agregar texto a un formato de n√ļmero y varias otras cosas.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 1

En el ejemplo anterior, quería el mes y las ventas juntas en una sola columna. Para eso, he usado la fórmula = CONCATENAR (A2, B2) en la celda C2 para obtener Jan $ 700 como resultado.

Fórmula: = CONCATENAR (celdas que desea combinar)

2. LEN

= LEN es otra funci√≥n √ļtil para el an√°lisis de datos que esencialmente genera el n√ļmero de caracteres en cualquier celda. La funci√≥n es predominantemente utilizable al crear etiquetas de t√≠tulo o descripciones que tienen un l√≠mite de caracteres. Tambi√©n puede ser √ļtil cuando intentas descubrir las diferencias entre diferentes identificadores √ļnicos que a menudo son bastante largos y no est√°n en el orden correcto.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 2

En el ejemplo anterior, quería contar las cifras para la cantidad de visitas que recibía cada mes. Para esto, utilicé la fórmula = LEN (C2) en la celda D2 para obtener 5 como resultado.

Fórmula: = LEN (celda)

3. BUSCAR

= BUSCARV es probablemente una de las funciones m√°s reconocibles para cualquier persona familiarizada con el an√°lisis de datos. Puede usarlo para hacer coincidir los datos de una tabla con un valor de entrada. La funci√≥n ofrece dos modos de coincidencia: exacto y aproximado, que se controla mediante el rango de la b√ļsqueda. Si establece el rango en FALSO, buscar√° una coincidencia exacta, pero si lo establece en VERDADERO, buscar√° una coincidencia aproximada.

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An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 3

En el ejemplo anterior, quer√≠a buscar la cantidad de visitas en un mes en particular. Para eso, utilic√© la f√≥rmula = BUSCARV ("Jun", A2: C13, 3) en la celda G4 y obtuve 74992 como resultado. Aqu√≠, "Jun" es el valor de b√ļsqueda, A2: C13 es la matriz de tabla en la que estoy buscando "Jun" y 3 es el n√ļmero de la columna en la que la f√≥rmula encontrar√° las vistas correspondientes para junio.

El √ļnico inconveniente de usar esta funci√≥n es que solo funciona con datos que se han organizado en columnas, de ah√≠ el nombre: b√ļsqueda vertical. Entonces, si tiene sus datos organizados en filas, primero deber√° transponer las filas en columnas.

Fórmula: = BUSCARV (lookup_value, table_array, col_index_num, (range_lookup))

4. √ćNDICE / PARTIDO

Al igual que la funci√≥n BUSCARV, la funci√≥n √ćNDICE y COINCIDIR son √ļtiles para buscar datos espec√≠ficos basados ‚Äč‚Äčen un valor de entrada. El √ćNDICE y el PARTIDO, cuando se usan juntos, pueden superar las limitaciones de VLOOKUP de entregar los resultados incorrectos (si no tiene cuidado). Entonces, cuando combina estas dos funciones, pueden identificar la referencia de datos y buscar un valor en una matriz de una sola dimensi√≥n. Eso devuelve las coordenadas de los datos como un n√ļmero.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 4

En el ejemplo anterior, quería buscar la cantidad de visitas en enero. Para eso, utilicé la fórmula = INDICE (A2: C13, MATCH ("Jan", A2: A13,0), 3) Aquí, A2: C13 es la columna de datos que quiero que devuelva la fórmula, "Jan" es el valor que quiero hacer coincidir, A2: A13 es la columna en la que la fórmula encontrará "Jan" y el 0 significa que quiero que la fórmula encuentre una coincidencia exacta para el valor.

Si desea encontrar una coincidencia aproximada, deber√° sustituir el 0 con 1 o -1. De manera que la 1 encontrar√° el valor m√°s grande menor o igual que el valor de b√ļsqueda y -1 encontrar√° el valor m√°s peque√Īo menor o igual que el valor de b√ļsqueda. Tenga en cuenta que si no usa 0, 1o -1, la f√≥rmula usar√° 1por.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 5

Ahora, si no desea codificar el nombre del mes, puede reemplazarlo con el n√ļmero de celda. Por lo tanto, podemos reemplazar "Jan" en la f√≥rmula mencionada anteriormente con F3 o A2 para obtener el mismo resultado.

F√≥rmula: = √ćNDICE (columna de los datos que desea devolver, COINCIDIR (punto de datos com√ļn que est√° tratando de hacer coincidir, columna de la otra fuente de datos que tiene el punto de datos com√ļn, 0))

5. MINIFS / MAXIFS

= MINIFS y = MAXIFS son muy similares a las funciones = MIN y = MAX, excepto por el hecho de que le permiten tomar el conjunto mínimo / máximo de valores y hacerlos coincidir también con criterios particulares. Entonces, esencialmente, la función busca los valores mínimos / máximos y los compara con los criterios de entrada.

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An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 7

En el ejemplo anterior, quer√≠a encontrar los puntajes m√≠nimos basados ‚Äč‚Äčen el g√©nero del estudiante. Para eso, utilic√© la f√≥rmula = MINIFS (C2: C10, B2: B10, "M") y obtuve el resultado 27. Aqu√≠ C2: C10 es la columna en la que la f√≥rmula buscar√° los puntajes, B2: B10 es una columna en la que la f√≥rmula buscar√° los criterios (el g√©nero), y "M" es el criterio.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 6

Del mismo modo, para las puntuaciones máximas, utilicé la fórmula = MAXIFS (C2: C10, B2: B10, "M") y obtuve el resultado 100.

F√≥rmula para MINIFS: = MINIFS (rango_min, rango_criterio1, criterio1, …)

F√≥rmula para MAXIFS: = MAXIFS (rango_m√°ximo, rango_criterio1, criterio1, …)

6. PROMEDIOIFS

La funci√≥n = AVERAGEIFS le permite encontrar un promedio para un conjunto de datos en particular basado en uno o m√°s criterios. Al usar esta funci√≥n, debe tener en cuenta que cada criterio y rango promedio pueden ser diferentes. Sin embargo, en la funci√≥n = AVERAGEIF, tanto el rango de criterios como el rango de suma deben tener el mismo rango de tama√Īo. Observe la diferencia de singular y plural entre estas funciones? Bueno, ah√≠ es donde debes tener cuidado.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 8

En este ejemplo, quería encontrar el puntaje promedio basado en el género de los estudiantes. Para eso utilicé la fórmula, = AVERAGEIFS (C2: C10, B2: B10, "M") y obtuve 56.8 como resultado. Aquí, C2: C10 es el rango en el que la fórmula buscará el promedio, B2: B10 es el rango de criterios y "M" es el criterio.

F√≥rmula: = PROMEDIOIFS (rango_medio, rango_criterio1, criterio1, …)

7. Condados

Ahora, si desea contar el n√ļmero de instancias que un conjunto de datos cumple con criterios espec√≠ficos, deber√° usar la funci√≥n = COUNTIFS. Esta funci√≥n le permite agregar criterios ilimitados a su consulta y, por lo tanto, es la forma m√°s f√°cil de encontrar el recuento en funci√≥n de los criterios de entrada.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 9

En este ejemplo, quer√≠a encontrar el n√ļmero de estudiantes varones o mujeres que obtuvieron calificaciones aprobatorias (es decir,> = 40). Para eso utilic√© la f√≥rmula = COUNTIFS (B2: B10, "M", C2: C10, "> = 40"). Aqu√≠, B2: B10 es el rango en el que la f√≥rmula buscar√° el primer criterio (g√©nero), "M" es el primer criterio, C2: C10 es el rango en el que la f√≥rmula buscar√° el segundo criterio (marcas), y "> = 40" es el segundo criterio.

F√≥rmula: = COUNTIFS (criterio_rango1, criterio1, …)

8. SUMPRODUCTO

La funci√≥n = SUMPRODUCT le ayuda a multiplicar rangos o matrices y luego devuelve la suma de los productos. Es una funci√≥n bastante vers√°til y se puede usar para contar y sumar matrices como COUNTIFS o SUMIFS, pero con mayor flexibilidad. Tambi√©n puede usar otras funciones dentro de SUMPRODUCT para ampliar a√ļn m√°s su funcionalidad.

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An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 10

En este ejemplo, quería encontrar la suma total de todos los productos vendidos. Para eso, utilicé la fórmula = SUMPRODUCT (B2: B8, C2: C8). Aquí, B2: B8 es el primer conjunto (la cantidad de productos vendidos) y C2: C8 es el segundo conjunto (el precio de cada producto). La fórmula luego multiplica la cantidad de cada producto vendido con su precio y luego suma todo para entregar las ventas totales.

F√≥rmula: = SUMPRODUCT (matriz1, (matriz2), (matriz3), …)

9. RECORTAR

La funci√≥n = TRIM es particularmente √ļtil cuando trabaja con un conjunto de datos que tiene varios espacios o caracteres no deseados. La funci√≥n le permite eliminar estos espacios o caracteres de sus datos con facilidad, lo que le permite obtener resultados precisos mientras usa otras funciones.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 11

En este ejemplo, quería eliminar todos los espacios adicionales entre las palabras Mouse y pad en A7. Para eso utilicé la fórmula = TRIM (A7).

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 12

La fórmula simplemente eliminó los espacios adicionales y entregó el resultado Mouse pad con un solo espacio.

Fórmula: = TRIM (texto)

10. BUSCAR / BUSCAR

Para redondear las cosas, se encuentran las funciones ENCONTRAR / BUSCAR que lo ayudar√°n a aislar texto espec√≠fico dentro de un conjunto de datos. Ambas funciones son bastante similares en lo que hacen, excepto por una diferencia importante: la funci√≥n = FIND solo devuelve coincidencias entre may√ļsculas y min√ļsculas. Mientras tanto, la funci√≥n = SEARCH no tiene tales limitaciones. Estas funciones son particularmente √ļtiles cuando se buscan anomal√≠as o identificadores √ļnicos.

An√°lisis de datos de funciones esenciales de Excel 13

En este ejemplo, quer√≠a encontrar el n√ļmero de veces que apareci√≥ 'Gui' dentro de Guiding Tech para el que utilic√© la f√≥rmula = ENCONTRAR (A2, B2), que arroj√≥ el resultado 1. Ahora, si quisiera encontrar la cantidad de veces que apareci√≥ 'gui' dentro de Guiding Tech, tendr√≠a que usar la f√≥rmula = SEARCH porque no distingue entre may√ļsculas y min√ļsculas.

Fórmula para encontrar: = ENCONTRAR (find_text, inside_text, (start_num))

F√≥rmula para b√ļsqueda: = B√öSQUEDA (find_text, inside_text, (start_num))

Domina el an√°lisis de datos

Estas funciones esenciales de Microsoft Excel definitivamente lo ayudarán con el análisis de datos, pero esta lista solo rasca la punta del iceberg. Excel también incluye varias otras funciones avanzadas para lograr resultados específicos. Si está interesado en aprender más sobre esas funciones, háganos saber en la sección de comentarios a continuación.

Siguiente: Si desea utilizar Excel de manera m√°s eficiente, debe consultar el siguiente art√≠culo para obtener algunos accesos directos de navegaci√≥n de Excel √ļtiles que debe conocer.