Los diagramas de Gantt son sin duda uno de los diagramas de gestión de proyectos más populares. El gráfico le permite visualizar las diferentes tareas dentro de su proyecto y establecer plazos para cada tarea. Además, puedes ver cómo se correlacionan las tareas.
Un diagrama de Gantt muestra visualmente la información en un gráfico de barras horizontales. El gráfico muestra las tareas en el eje Y y el eje X muestra la duración de cada tarea. La longitud del eje X representa la duración total del proyecto.
El gráfico ayuda en la planificación y los miembros del equipo están facultados para completar sus tareas a tiempo. Se pueden desarrollar utilizando software de gestión de proyectos, hojas de Google o hojas de Microsoft Excel.
Desafortunadamente, el uso de diagramas de Gantt puede ser un desafío a veces. Agregar dependencias de tareas complica los diagramas de Gantt y los hace difíciles de entender. Además, son muy inflexibles; desarrollar el gráfico requiere una planificación previa extensa y, por lo tanto, hace que sea difícil cambiarlos a mitad de camino.
También es difícil crearlos en colaboración, imprimirlos o compartirlos. En muchos casos, es posible que deba comprar un software de gestión de proyectos para diagramas de Gantt complejos y detallados, lo que hace que esta opción sea costosa.
Para hacértelo más fácil, hoy hablaré sobre algunas de las mejores alternativas de diagramas de Gantt que puedes considerar para tus necesidades de gestión de proyectos.
Así que estad atentos.
Las mejores alternativas de diagrama de Gantt
1. Líneas de tiempo del proyecto
Nuestra primera alternativa al diagrama de Gantt son los cronogramas del proyecto, que brindan una descripción detallada del proyecto. Define claramente las tareas a realizar en orden cronológico. Además, los cronogramas del proyecto estipulan los plazos para cada tarea.
El gráfico de barras horizontales indica todo el proyecto con tareas y subtareas. Cada tarea se enumera y se utilizan diferentes colores para identificar tareas individuales. Cada tarea tiene una fecha de inicio y finalización.
Los cronogramas del proyecto contienen un resumen de los hitos importantes del proyecto. A diferencia de los diagramas de Gantt, son fáciles de leer e interpretar, y los cronogramas de sus proyectos son fáciles de configurar, especialmente cuando se planifican diferentes proyectos.
Los cronogramas del proyecto asegurarán que su equipo tenga algo a lo que referirse cuando las cosas se vuelvan confusas. Todos sabrán qué hacer y cuándo completar su tarea, y el líder del equipo no necesitará microgestionar a nadie.
Además, asegura que todos en el equipo trabajen juntos hacia un objetivo común.
2. Listas de tareas
Las listas de tareas son un resumen detallado del proyecto, incluidas las tareas, los plazos, las partes interesadas y la fecha de finalización de la tarea. Son simples y versátiles. Por lo tanto, puede personalizarlos para que se ajusten a las necesidades de su proyecto.
Solo necesita enumerar todos los detalles del proyecto, por lo que el proyecto se presenta para las partes interesadas. Esto ayuda a facilitar la gestión diaria del proyecto.
Todo lo que necesita hacer es crear un estructura de desglose del trabajo eso dividirá el proyecto en una serie de entregables, dividirá los entregables en tareas y creará una lista de tareas.
La simplicidad de la lista de tareas la sitúa por encima del diagrama de Gantt. Puede usar un software simple para el día a día como MS Word o lápiz y papel para crear una lista de tareas para su proyecto.
Una lista de verificación simple funcionará para usted si tiene un proyecto simple. Sin embargo, si se trata de un proyecto complejo, puede trazar su lista de tareas en el cronograma del proyecto y los recursos. Cuando haga esto, se asegurará de que los recursos estén siempre disponibles y se cumplan los plazos.
3. Tableros Kanban
Los tableros Kanban son herramientas utilizadas en la visualización de flujos de trabajo. Utilizan columnas, tarjetas, carriles y límites de trabajo en curso para mostrar los procesos de trabajo y aportar claridad y eficiencia al proceso.
El tablero Kanban resume un proyecto en tres tareas: tareas solicitadas, en progreso y completadas. Estas tareas están representadas visualmente por diferentes componentes. Los componentes de los tableros Kanban son:
Tarjetas Kanban -Las tarjetas muestran visualmente cada tarea. Cada tarjeta Kanban muestra información sobre una tarea, el estado de la tarea, la persona asignada a la tarea, la descripción de la tarea y la fecha límite.
Columnas Kanban – Las columnas representan las diferentes etapas del flujo de trabajo hasta su finalización total; esto incluye las diferentes etapas de la tarea, las tareas solicitadas, las tareas en curso y las tareas completadas.
Límites de trabajo en curso (WIP)– Limitan el número de tareas para garantizar que no se exceda el número máximo de tareas en las diferentes etapas.
Carriles Kanban – Los carriles son las líneas horizontales que separan elementos como equipos, actividades y clases de servicio.
Punto de compromiso – Este es un punto donde una tarea está lista para ser introducida en el sistema.
Punto de entrega – Este es el punto de finalización de las tareas.
Los tableros Kanban se pueden diseñar en una computadora. Puede compartir esto con sus colegas para mejorar la colaboración. Es perfecto para monitorear el progreso del trabajo virtualmente. Los gerentes también pueden rastrear múltiples actividades.
Un tablero Kanban también puede ser un tablero físico que contiene una pizarra blanca (pizarra de corcho) y notas adhesivas que representan tareas.
Los tableros Kanban son más fáciles de entender y diseñar en comparación con los diagramas de Gantt. No necesita computadoras para crear tableros Kanban; todo lo que necesita es un tablero y notas adhesivas, por lo que no importa dónde se encuentre, siempre puede confiar en los tableros Kanban.
4. Tableros Scrum
Un tablero de scrum es una muestra visual de las tareas que debe completar su equipo. Las tareas se gestionan dividiéndolas en sprints de tiempo definidos. Puede mostrar la tarea en una pared, en pizarras o en un fondo en blanco.
Un scrum simple tiene tres líneas verticales que dividen el proyecto en tres categorías; “Por hacer”, “En curso” y “Completado”. Cada tarea se coloca en la categoría apropiada. Las tareas se moverán a la siguiente categoría según sea necesario.
Los tableros Scrum son muy versátiles. Puede elegir tener muchas categorías en su tablero Scrum según sea necesario y agregar tantas tareas según la naturaleza del proyecto. Debido a esto, puede usarlo para administrar cualquier proyecto, ya sea a corto o largo plazo.
Los tableros Scrum son muy intuitivos y, por lo tanto, fáciles de usar. También mejora la creatividad y la productividad de su equipo, haciéndolo altamente eficiente. Los tableros Scrum también indican el estado de cada tarea, por lo que cualquier problema que surja se abordará rápidamente.
En comparación con el diagrama de Gantt, los tableros Scrum promueven la colaboración entre los miembros de un equipo que deben trabajar juntos durante el desarrollo del tablero Scrum y la finalización de las tareas.
Además, los tableros Scrum no requieren un software de gestión de proyectos para desarrollarse, por lo que no necesita conocimientos sobre el uso del software para crearlo.
5. Lista de verificación del proyecto
Las listas de verificación de proyectos son cruciales para la gestión de proyectos simples y complejos. Lo ayudarán a seguir siendo productivo y se asegurarán de que se anoten todas las tareas necesarias.
Para desarrollar una lista de verificación del proyecto, debe identificar lo siguiente para su proyecto.
- ¿Cuáles son los entregables y objetivos del proyecto?
- ¿Qué indicadores clave de desempeño se utilizarán para medir el éxito del proyecto?
- ¿Cuáles son las expectativas de su cliente?
- ¿Cuál es el alcance, el tiempo y el presupuesto del proyecto?
Usando la información que ha obtenido, cree una estructura de desglose del trabajo y una lista de tareas. Asigne las tareas a los miembros del equipo, establezca una fecha límite para cada tarea y luego use esta información para crear una lista de verificación del proyecto. Marque cada elemento después de que se haya completado.
Una lista de verificación es básica y fácil de crear en comparación con un diagrama de Gantt. Puede usar su teléfono para diseñar una lista de verificación o incluso enumerar las tareas en su cuaderno. Una lista de verificación facilita el seguimiento de las tareas y observa cuáles se han completado y cuáles no.
6. Mapa mental
Una gran alternativa al diagrama de Gantt es el mapa mental. Un mapa mental es una herramienta increíble para hacer una lluvia de ideas visual sobre un proyecto, delinear los diferentes conceptos del proyecto y basarlos en la idea central.
El mapa mental también es una gran herramienta para mostrar cómo los elementos del proyecto se relacionan entre sí y cómo están todos vinculados al propósito central del proyecto. Así, te ayuda a entender el proyecto en profundidad.
Entonces, con un mapa mental, puede visualizar las tareas, conceptos e ideas del proyecto en una sola imagen. Debido a que el mapa mental es colorido y altamente organizado, la información sobre el proyecto es fácilmente digerible y la ejecución de tareas es simple.
Para crear un mapa mental, puede usar un software de mapas mentales o simplemente escribirlo en un papel.
Comience escribiendo la idea central en el medio de la página. Cree ramas a partir de la idea central y vincúlelas a diferentes ideas centrales. Luego, conecta diferentes ramas de las ideas centrales con otros conceptos relevantes del proyecto.
A diferencia de los diagramas de Gantt, los mapas mentales muestran cómo se correlacionan los diferentes aspectos del proyecto. Los mapas mentales también muestran cómo cada tarea se relaciona con la idea central. También es una excelente herramienta para la lluvia de ideas, a diferencia de los diagramas de Gantt.
Además de definir el alcance de un proyecto, los mapas mentales son efectivos en la gestión de equipos, la resolución de problemas y la toma de decisiones.
7. Paneles de control e informes del proyecto
Los paneles e informes de proyectos son herramientas que se utilizan para realizar un seguimiento del estado de los proyectos y controlar el progreso y el presupuesto del proyecto. La herramienta le proporciona un resumen de un vistazo de su proyecto.
Los paneles e informes de proyectos se diseñan utilizando el software de gestión de proyectos de las hojas de Ms. Excel. Necesitará datos sobre las tareas, la carga de trabajo, el presupuesto y el estado general del proyecto.
Lo que distingue a los tableros de proyectos de los diagramas de Gantt es que pueden incluir otras herramientas de planificación, como módulos de aterrizaje, hojas de cálculo, listas de tareas o tableros Kanban.
Por lo tanto, los paneles e informes del proyecto le brindan un excelente resumen de todo el proyecto, incluidos los indicadores clave de rendimiento. Esto hace que sea muy fácil obtener informes de progreso y ver los problemas y riesgos que surgen. Por lo tanto, encontrar una solución holística es fácil y posible.
Los paneles e informes de proyectos son herramientas ideales para los gerentes de proyectos, ya que pueden tener una vista panorámica del proyecto.
8. diagrama de flujo
Los diagramas de flujo son diagramas que se utilizan para mostrar las diversas etapas de un proyecto desde el principio hasta la conclusión. Las secuencias de eventos se muestran dramáticamente desde el principio, dividiendo el proyecto en tareas más simples.
El propósito principal de un diagrama de flujo es ayudar en la planificación del proyecto. En la etapa de planificación, se recopilan todos los requisitos y se describe el alcance del proyecto.
Después de esto, se definen otros aspectos del proyecto, incluidos los presupuestos, los recursos, el personal y los cronogramas. Un diagrama de flujo es una excelente herramienta para definir estas etapas del proyecto.
Un proyecto puede tener diferentes diagramas de flujo. Además de tener un diagrama de flujo de planificación, puede tener un diagrama de flujo de implementación y un diagrama de seguimiento y evaluación. Además, puede resumir todo el proyecto en un diagrama de flujo de gestión de proyectos.
Hay diferentes diagramas de flujo, y puede elegir cuál es adecuado para su proyecto o las diferentes tareas dentro del proyecto.
Diagramas de flujo de trabajo – Esto se utiliza para visualizar el flujo de trabajo para facilitar la gestión. Los procesos y tareas asignadas se incluyen en el diagrama de flujo.
Diagramas de flujo del proceso – Las actividades del proyecto y su interrelación se visualizan en diagramas de flujo de proceso.
Mapeo de flujo de valor – Este tipo se utiliza a menudo para la producción. Puede crear y evaluar el flujo de materiales a nivel sistémico.
diagramas de flujo de datos – Estos describen la gestión de datos, especialmente en el modelado por computadora y otras aplicaciones.
Diagramas de flujo de carriles– Si desea organizar actividades en grupos o equipos en función de los roles, los diagramas de flujo de carriles son ideales. Las actividades se dividen en columnas para fines de la organización.
Los diagramas de flujo se encuentran entre las excelentes alternativas a los diagramas de Gantt porque son una excelente herramienta de seguimiento; con diagramas de flujo, es fácil rastrear el flujo de recursos, productos e información.
9. Pizarras
Las pizarras son eficaces en la planificación de proyectos, especialmente en la fase de lluvia de ideas. Ofrecen oportunidades para colaboraciones en equipo, incluso puede usar pizarras digitales de forma remota.
Permiten que su equipo sea creativo y productivo al mismo tiempo. Ofrece una ruptura con las prácticas de documentos pesados y los modelos de información basados en texto.
Las pizarras son superiores a los diagramas de Gantt porque son más atractivas y las personas que tienen diferentes enfoques de trabajo aún pueden trabajar juntas en las pizarras. La naturaleza colaborativa de las pizarras las distingue de otras herramientas de gestión de proyectos.
Con las pizarras digitales, su equipo siempre puede estar al día con la información más reciente y precisa sobre el proyecto. Esto se debe a que muchos consideran las pizarras como documentos vivos.
Las pizarras blancas son versátiles y se pueden usar para prácticamente cualquier cosa. Puede usarlo para establecer hitos para su proyecto e incluso la hoja de ruta para el proyecto también.
Las pizarras son un lienzo infinito; nunca te quedarás sin espacio para tus ideas, no tendrás que empezar de nuevo ni borrar nada. Sigue escribiendo en él.
10. Tableros
Un tablero muestra información en páginas que ofrecen información en tiempo real sobre un proyecto. Los datos que se muestran en los tableros suelen ser gráficos y muestran información sobre el estado actual del proyecto.
Los paneles contienen todas las métricas clave de un proyecto y ayudan a los equipos y gerentes de proyecto a realizar un seguimiento del proyecto. Pueden obtener información en tiempo real sobre el progreso del proyecto, el estado de la tarea, el presupuesto y otras métricas clave que desean monitorear.
Los tableros pueden ser simples o complejos, según la naturaleza del proyecto. Los tableros simples son los mejores porque son fáciles de leer e interpretar. Por otro lado, los paneles complejos contienen información detallada sobre cada aspecto del proyecto.
Al desarrollar un tablero, es crucial comenzar definiendo los indicadores clave de rendimiento (KPI) del proyecto, obtener fuentes de datos para cada KPI y luego mostrar visualmente los datos para cada KPI. Se deben usar gráficos y tablas para mostrar datos y hacer comparaciones.
A continuación se enumeran algunos elementos que se pueden incluir en un tablero de proyecto
- hoja de ruta del proyecto
- rastreador de tareas
- Widget financiero
- Widget de carga de trabajo
A diferencia de los diagramas de Gantt, los tableros permiten el trabajo en equipo y se pueden incluir datos de diferentes aspectos del proyecto en el tablero.
11. Gráfica PERT
PERT es la Técnica de Revisión de Evaluación de Programas. Los gráficos PERT, también llamados diagramas PERT, son herramientas de gestión de proyectos que se utilizan para organizar, programar y coordinar tareas.
Cada tarea se desglosa gráficamente para su análisis. Un diagrama PERT tiene dos elementos principales: vectores y nodos. Los nodos son rectángulos o círculos que denotan eventos importantes o hitos del proyecto.
Por otro lado, los vectores son aquellas líneas que representan tareas. La dirección de los vectores representa la secuencia de finalización de un evento o tarea.
También se indica un tiempo estimado de finalización en un gráfico PERT. Los administradores de proyectos pueden analizar las conexiones de las tareas y el desglose del trabajo para evaluar los riesgos del proyecto y usar la información para desarrollar soluciones.
Solo puede diagramas de Gantt en la etapa de ejecución del proyecto. Sin embargo, puede usar diagramas PERT durante las etapas de planificación y ejecución de un proyecto.
Además, los diagramas PERT vienen con una fórmula para calcular el tiempo estimado de finalización de las tareas, mientras que los diagramas de Gantt no.
12. Gráfico de causa y efecto
Los gerentes de proyecto suelen utilizar gráficos de causa-efecto para resolver problemas dentro de un proyecto. Una vez que surge un problema dentro de un proyecto, el gerente debe descubrir la causa y desarrollar soluciones para el problema.
Esta alternativa al diagrama de Gantt es ideal para resolver problemas. Los gerentes de proyecto pueden identificar la causa raíz de un problema al reducir varias causas y sus efectos.
Un gerente usa gráficos de causa y efecto para identificar todas las posibles causas que podrían haber causado el problema.
Otros términos utilizados para referirse a los gráficos de causa-efecto son diagramas de espina de pescado o diagramas de Ishikawa. Lo que hace que los diagramas de causa-efecto se destaquen de los diagramas de Gantt es que son ideales para identificar las causas de un problema y resolver problemas dentro de un proyecto.
13. Diagrama de ruta crítica
Un diagrama de ruta crítica es una representación visual de lo que se debe hacer y cuándo se debe hacer. Se deriva del método de la ruta crítica (CPM) utilizado en la gestión de proyectos. CPM es un método utilizado en la gestión de proyectos para analizar, planificar y programar tareas complejas.
El CPM comienza enumerando las tareas del proyecto, que sirven como base para el proyecto. A continuación, se enumeran las tareas que dependen unas de otras, lo que se denomina secuencia de actividades.
Se desarrolla un diagrama de red, que es una visualización de las tareas en orden cronológico. Use flechas para indicar las dependencias. Calcule la duración de la finalización de la tarea, luego calcule la ruta crítica de las tareas para visualizar las tareas críticas y no críticas.
El diagrama de la ruta crítica indica las tareas críticas y no críticas y calcula el tiempo de duración del proyecto, una función que no encontrará en los diagramas de Gantt.
Un diagrama de ruta crítica es efectivo para la gestión de proyectos para la planificación y la gestión de recursos.
14. Diagrama de Pareto
Los diagramas de Pareto son diagramas de gestión de proyectos populares utilizados por el director del proyecto para mostrar más información sobre el proyecto. La información presentada en un diagrama de Pareto generalmente se detalla en comparación con otros gráficos.
Un diagrama de Pareto generalmente combina un gráfico de líneas y un gráfico de barras. A menudo, la información presentada en el cuadro resalta los problemas y las complicaciones dentro de un proyecto y, por lo tanto, facilita encontrar las razones comunes de las ocurrencias. Por lo tanto, puede idear una acción adecuada para resolver el problema.
Puede identificar los problemas dentro de un proyecto más fácilmente con los diagramas de Pareto, una función que no detectará fácilmente en los diagramas de Gantt. Después de identificar un problema, puede tomar mejores decisiones para mejorar el proyecto.
15. Diagrama de Gantt simple
Los diagramas de Gantt simples son una versión simplificada de los diagramas de Gantt. Si desea utilizar diagramas de Gantt, pero su única duda fue su complejidad, entonces un diagrama de Gantt simple funcionará para usted.
Los diagramas de Gantt no solo son complejos sino también difíciles de mantener. Además, comprenderlo e interpretarlo puede ser difícil; por lo tanto, puede fallar en comunicar lo que se pretende a los miembros del equipo.
Puede hacer un diagrama de Gantt simple usando herramientas simples como Microsoft Word o Excel. Además, un diagrama de Gantt simple contiene información específica, como las tareas que deben completarse y los plazos para cada tarea.
Puede codificar con colores las tareas según los equipos o las personas que deben completarlas.
Envolver
Mi alternativa favorita del diagrama de Gantt es la línea de tiempo del proyecto.
Es simple de desarrollar y contiene toda la información crucial, incluidas las líneas de tiempo, la secuencia de eventos y las tareas, sin las complicaciones de un diagrama de Gantt.
El cronograma de un proyecto es fácil de leer y comprender, y los miembros del equipo y las partes interesadas no se sentirán abrumados al desarrollar, usar e interpretar el gráfico.