Ahorre tiempo en el trabajo con estas técnicas para ahorrar tiempo

Se suponía que la tecnología nos permitiría volver a trabajar solo cuatro horas a la semana, pero ha sucedido exactamente lo contrario. El trabajo nos sigue a todas partes ahora. Siri puede leer tus mensajes, por lo que incluso si estás en la ducha, puedes ponerte al día con lo que tienes programado. Si piensa en una tarea que debe hacer mientras está en la cama, Siri puede agregarle un recordatorio. Desafortunadamente, todos hemos terminado más ocupados que nunca, con más trabajo acumulado.

La estrategia fundamental ahora es encontrar formas de optimizar su trabajo utilizando la tecnología. A veces, no importa qué tan concentrado esté, se le da más trabajo del que puede lograr. Sería útil si a menudo tuviera otra hora o dos para hacer todo lo necesario para alcanzar sus objetivos.

  

Comprenda en qué está perdiendo el tiempo

El tiempo es lo único que el dinero no puede comprar más, pero puede encontrar formas de eliminar las cosas que hace durante el día que hacen perder el tiempo. Una de las formas clave en las que puede mejorar sus habilidades de administración del tiempo para ahorrar tiempo en el trabajo es identificar áreas en las que está desperdiciando momentos preciosos que podrían dedicarse mejor a otra cosa que sería más productiva.

Comunicación poco clara

Una técnica simple pero eficaz para ahorrar tiempo es observar dónde la comunicación poco clara ha provocado que las conversaciones vayan y vengan sin resolver un problema. La comunicación es la base de nuestro trabajo y la sociedad, y la comunicación digital ha provocado que muchas personas no se comuniquen bien.

¿Alguna vez ha empezado a trabajar en una tarea pero se ha dado cuenta de que no tenía claro el resultado o el objetivo? En esas situaciones, debe regresar y pedir más aclaraciones a la persona que asignó la tarea. Si hubieran delineado claramente la tarea en primer lugar, ya habrías terminado. En cambio, es posible que pierda una hora de su día pensando en la tarea, tratando de determinar el alcance y, finalmente, rindiéndose y pidiendo ayuda.

La comunicación ineficaz puede deberse a:

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Instrucciones poco claras

Cuando alguien no da instrucciones detalladas y piensa qué tipo de conocimiento tiene y usted no, las instrucciones pueden tener sentido para ellos, pero no para usted.

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Sobredosis de información.

Cuando las personas envían grandes cantidades de correo electrónico y crean comunicaciones de ida y vuelta, se genera una pérdida de tiempo, ya que debe descifrar qué es procesable en los hilos.

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Demasiadas reuniones

Las reuniones suelen ser una pérdida de tiempo. La gente deambula sin mucha dirección. La mayoría de las reuniones podrían manejarse con documentación detallada a la que todos contribuyan.

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No puedo localizar la información

Cuando la información crítica de la empresa es difícil de identificar, se pierde tiempo buscando cosas en carpetas compartidas, unidades, etc. La información esencial de la empresa debe estar disponible y ser buscada fácilmente.

Tareas repetitivas

Independientemente de la línea de trabajo en la que se encuentre, las tareas repetitivas son comunes, pero no deberían serlo. Los bots y los servicios de automatización podrían hacer rápidamente la mayoría de las tareas repetitivas que hacemos. Sin embargo, al no automatizar las tareas, se expone a errores humanos, pérdida de tiempo, pérdida de productividad y aburrimiento.

Servicios como Zapier e IFTTT pueden llevar la automatización básica a las empresas y ahorrar tiempo.

Empleados desconectados

Uno de los desafíos de los empleados remotos es que pueden desconectarse fácilmente del resto del equipo. Desafortunadamente, cuando las personas de su equipo se sienten aisladas del resto del equipo, pueden volverse menos productivas y hacer menos trabajo.

Cuando los empleados están desconectados de su trabajo, cometerán más errores, se volverán descuidados y potencialmente se convertirán en una responsabilidad de seguridad. Además, las estafas de phishing están aumentando en la era del trabajo remoto, por lo que es mucho más probable que los empleados desconectados se conviertan en objetivos de seguridad, ya que estarán menos atentos.

Cómo Spike acelerará su flujo de trabajo y productividad cada semana

Spike es una aplicación de correo electrónico conversacional que agiliza toda la comunicación de su trabajo. Elimina encabezados, firmas, saludos torpes y convierte el correo electrónico en una simple aplicación de chat. Sin embargo, no se detiene ahí. También incluye notas colaborativas, un calendario unificado para todas sus cuentas de correo electrónico, tareas, reuniones de video y más.

Buzón de prioridad

La bandeja de entrada prioritaria de Spike mantiene todas sus comunicaciones más importantes al frente y al centro, mientras clasifica automáticamente los correos electrónicos menos críticos, como boletines informativos, ofertas promocionales e invitaciones aleatorias, en otra bandeja de entrada, llamada ‘Otro’ para cuando tenga más tiempo (y espacio mental). Mantiene el desorden en segundo plano, mientras que los elementos esenciales permanecen en primer plano.

Correo electrónico como chat

A todos les encanta usar aplicaciones de chat como WhatsApp y Signal, por lo que Spike toma lo mejor de esas aplicaciones y las envía al correo electrónico. Además, Spike trae las mejores funciones de chat a su Bandeja de entrada con recibos de lectura, actualizaciones de estado y más.

Mensajes de voz

El trabajo asincrónico es crucial para cualquier equipo remoto y los mensajes de voz son una parte subestimada de la experiencia. Con la función de mensajes de voz de Spike, puede omitir una reunión y dar retroalimentación y comentarios usando su grabación de voz. Puede grabar, enviar y escuchar mensajes de voz directamente dentro de Spike.

Reuniones de video

Las videoconferencias son una parte vital de la estrategia de trabajo remoto de Spike. Con Spike Video Meetings, no hay cambio de aplicación o contexto. Como resultado, puede despedirse de los complementos, crear cuentas e iniciar sesión. En su lugar, puede iniciar y unirse a reuniones de video sin salir de su bandeja de entrada.

Gestión de proyectos

Spike se convierte en la herramienta de gestión de proyectos perfecta al combinar Tareas, Tareas pendientes, Notas colaborativas y más en una sola aplicación. Siempre conocerá las últimas actualizaciones de sus proyectos sin necesidad de cambiar de aplicación. Es un gran impulso como técnica para ahorrar tiempo.

Notas en línea en tiempo real

Spike incluye notas en tiempo real que son colaborativas. Podrás crear, editar y comentar notas con todo tu equipo. Todas las adiciones y ediciones a un Note se guardan automáticamente y se sincronizan en todos sus dispositivos. Mejor aún, cada vez que se realiza un cambio en un Note, aparece en la parte superior de la bandeja de entrada para avisarle que hay una actualización lista para su atención. Las notas de Spike incluyen soporte para adjuntar imágenes, archivos PDF, documentos y más, lo que lo convierte en un lugar esencial para administrar la colaboración del proyecto.

Todo en un solo feed

Debido a que Spike es un espacio de trabajo digital completo, incluye todo lo que necesita para hacer su trabajo en un solo canal. Una vez que haya terminado con los mensajes, notas y tareas, puede archivarlos. Tu feed siempre incluirá tus últimas tareas y mensajes, por lo que es el único lugar donde necesitas hacer tu trabajo.

Resumen

Al implementar todas las funciones de tecnología de próxima generación de Spike, podrá acelerar su trabajo. Si se pregunta cómo realizar sus tareas de manera más eficiente, ¡Spike es la respuesta! Las herramientas heredadas no están diseñadas para el trabajo moderno, por lo que necesita una herramienta de comunicación moderna. Estimamos que las herramientas de Spike le ahorrarán en promedio 1.6 horas por día, por lo que al final de la semana, tendrá un día adicional de productividad. ¿Listo para comenzar? ¡Descarga Spike hoy!