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Cómo compartir cosas desde OneDrive

Si tienes una cuenta de Office 365 (gratuita o de pago), entonces tienes OneDrive, la aplicación de almacenamiento en la nube de Microsoft. El almacenamiento en la nube es excelente para compartir archivos con otras personas, así que veamos cómo funciona en OneDrive.

Puede compartir archivos de OneDrive desde la carpeta OneDrive de su computadora (la «interfaz de cliente»), la interfaz web de Office 365 o la aplicación móvil OneDrive. El mejor método depende de su situación y preferencia, pero Microsoft está impulsando fuertemente sus ofertas de nube y esa priorización se muestra en la interfaz de OneDrive. No quiero ser demasiado directo al respecto, pero la interfaz web de Office 365 y la aplicación OneDrive son mucho más bonitas y refinadas que la interfaz del cliente. La interfaz del cliente también tiene al menos siete formas diferentes de compartir, algunas de las cuales son restos de formas de compartir cosas en versiones anteriores de Windows. Por esos motivos, nos concentraremos aquí en compartir a través de la aplicación OneDrive y la interfaz web de OneDrive.

Compartir (y dejar de compartir) un archivo a través de la aplicación móvil OneDrive

Obviamente, Microsoft ha puesto algo de esfuerzo en su aplicación OneDrive porque la opción de compartir es simple y completa. Usaremos la aplicación de Android para nuestros ejemplos aquí, pero la aplicación de iOS es similar. Señalaremos cuando haya diferencias significativas.

Para compartir un archivo (o carpeta), toque los tres puntos al lado.

Toca «Compartir» en el menú que aparece.

Esto abre las opciones para compartir. De forma predeterminada, OneDrive permite que las personas con las que comparte un archivo lo editen. Puedes cambiar eso a solo visualización tocando la flecha junto a «Puede editar» y cambiándola a «Puede ver». También puedes «Establecer fecha de caducidad», lo que significa que el archivo sólo se compartirá durante un período específico.

Note: En la aplicación móvil de iPhone o iPad, funcionan de forma un poco diferente. Verá un enlace «Solo ver» en el menú compartir para desactivar la edición. Verás una opción de «Configuración de enlace» que te permite establecer una fecha de vencimiento.

Una vez que haya configurado estas opciones como desee (o simplemente las haya dejado con los valores predeterminados), podrá compartir su archivo. En la parte superior de las opciones para compartir se encuentran las opciones predeterminadas para compartir de OneDrive.

Estos proporcionan los siguientes métodos para compartir:

  • Copiar link: Crea una URL y la copia en el portapapeles para que la pegues donde quieras. Este enlace puede ser utilizado por cualquiera.
  • Invitar Gente: Envía un enlace a una o más direcciones de correo electrónico que usted selecciona de sus contactos o ingresa manualmente. Este enlace sólo puede ser utilizado por las personas a las que se lo envía.
  • Enviar Archivos: Permite enviar el archivo a alguien. Puede enviar el archivo por correo electrónico o cualquier otra aplicación de comunicación en su teléfono como Slack o WhatsApp. A diferencia de «Copiar enlace» o «Invitar a personas», que proporcionan un enlace para que las personas hagan clic, esto enviará una copia del archivo. Los enlaces se pueden «dejar de compartir» cuando lo desees, pero una vez que le envías el archivo a alguien, puede conservarlo para siempre, así que usa esto solo si no te importa que el destinatario se quede con el archivo.
  • Panorama: Si tiene Outlook en su teléfono, se abrirá un correo electrónico con el enlace para que se lo envíe a alguien.

Debajo de estas opciones se encuentran todas las aplicaciones y métodos que proporciona su teléfono para compartir un archivo, ya sea Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, correo electrónico o cualquier otra aplicación que tengas instalada. Toque el icono correspondiente y siga las instrucciones para compartir el archivo.

Para dejar de compartir un archivo, toque los tres puntos al lado y haga clic en el ícono de información.

Esto mostrará las propiedades del archivo y mostrará con quién ha compartido el archivo en la parte inferior.

Haga clic en el enlace «Puedo editar» (o «Puedo ver» si compartió el archivo como de solo lectura) y seleccione «Dejar de compartir» en el menú que aparece. Haga clic en «Aceptar» para dejar de compartir el archivo.

Compartir (y dejar de compartir) un archivo a través de la interfaz web de O365

Registrarse en Oficina 365 y navegue hasta OneDrive.

Seleccione el archivo que desea compartir y haga clic en «Compartir» en la barra de menú en la parte superior.

Esto mostrará las opciones para compartir del archivo, y son bastante similares a las de la aplicación OneDrive: la opción para compartir predeterminada es permitir que las personas editen un archivo que usted comparte con ellos y puede establecer una fecha de vencimiento si solo lo desea. el archivo que se compartirá durante un período de tiempo específico

Una opción que solo está disponible en la interfaz web de OneDrive es proteger el archivo con contraseña haciendo clic en «Establecer contraseña». Esto significa que cuando crea y envía un enlace al archivo, una persona solo podrá abrir el enlace si tiene la contraseña. Para quienes se preocupan por la seguridad, esta es una característica útil y definitivamente vale la pena usarla si tiene algo confidencial que compartir.

Las dos opciones principales para enviar el enlace son «Obtener un enlace» y «Correo electrónico».

  • Obtenga un enlace: Crea un enlace que puedes copiar y pegar donde quieras. Este enlace funcionará para cualquiera que lo tenga.
  • Correo electrónico: Abre un correo web que contiene el enlace, donde puede ingresar una o más direcciones de correo electrónico y un mensaje. Este enlace solo funcionará para las personas que accedan a él utilizando las direcciones de correo electrónico que usted especifique.

Haga clic en «Más» para mostrar servicios específicos que puede compartir. Al momento de escribir este artículo, estos servicios están limitados a Facebook, Twitter, LinkedIn y Weibo y cuando haces clic en uno de ellos, se abre una nueva ventana para que inicies sesión en ese servicio y publiques el enlace. Por qué Microsoft ha elegido estos cuatro servicios es una cuestión de conjetura, aunque son propietarios de LinkedIn y Facebook, Twitter y Weibo probablemente tengan cuentas entre ellos para una buena parte de la población que accede a Internet, pero ¿por qué cuatro aplicaciones y no cinco, seis o más? No estamos seguros, pero si desea compartir un archivo en una aplicación diferente, haga clic en «Obtener un enlace» y pegue el enlace en la aplicación de su elección.

Para dejar de compartir un archivo, selecciónelo y haga clic en el ícono de información en la parte superior derecha de la página de OneDrive.

Esto abrirá las propiedades del archivo. Haga clic en «Administrar acceso» para ver con quién ha compartido el archivo.

Se mostrará una lista de enlaces para compartir, que muestra quién puede acceder al archivo y qué permisos tiene.

Para cambiar los permisos, como hacer que un archivo editable sea de solo lectura o agregar protección con contraseña, haga clic en la flecha debajo del enlace. Para dejar de compartir el archivo, haga clic en la «x» junto al enlace. Aparecerá un mensaje de advertencia.

Haga clic en «Eliminar enlace» para dejar de compartir el archivo. Esto solo eliminará este enlace, por lo que si desea dejar de compartir el archivo por completo, deberá eliminar todos los enlaces para compartir que haya creado para él.