Una de las mejores características de las aplicaciones en línea como Google Docs, Sheets y Slides es la capacidad de compartir documentos. Ya sea que desee colaborar en tiempo real o simplemente dejar que otros vean el documento, es bastante fácil.
Sin embargo, compartir su documento implica mucho más que solo hacer clic en un botón. Dependiendo de lo que estés compartiendo y con quién, deberías tomarte un momento para considerar los permisos para compartir. ¿Deberían otros tener la capacidad de editar el documento? ¿Quieres que puedan agregar comentarios? ¿O el documento debería ser de sólo lectura? Veamos cómo compartir sus documentos y las opciones de permiso.
Configurar el uso compartido con personas específicas
Google mantiene la coherencia a la hora de compartir en las tres aplicaciones. Para que puedas seguir los mismos pasos independientemente de la aplicación que estés utilizando. Para este procedimiento, usaremos Google Docs como ejemplo.
Cuando esté listo, haga clic en “Compartir” en la parte superior derecha. Alternativamente, puede hacer clic en Archivo > Compartir en el menú.
Ingresa el nombre de tu contacto o la dirección de correo electrónico de la persona con la que compartirás. Puedes ingresar más de una persona si lo deseas. Solo tenga en cuenta que si comparte con más de una persona y ajusta los permisos para compartir en esta etapa, no podrá configurar los permisos individualmente. Sin embargo, puedes cambiarlos por persona después de compartir el documento, lo cual también cubriremos a continuación.
Ajustar los permisos para compartir
A la derecha, use el cuadro desplegable para elegir el permiso. Puede elegir Editor, Visor o Comentarista.
- Editor: Pueden realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias y compartir el documento con otros.
- Espectador: Sólo pueden ver el documento. No pueden realizar cambios ni compartir el documento.
- Comentarista: Sólo pueden agregar comentarios y hacer sugerencias. No pueden realizar cambios ni compartir el documento.
Las anteriores son configuraciones de permisos predeterminadas, pero puede realizar un par de ajustes si lo desea. En la ventana para compartir, haga clic en el ícono de ajustes en la parte superior derecha.
Aquí puede impedir que los editores cambien permisos y compartan. Y puede desactivar la capacidad de los espectadores y comentaristas de ver las acciones de descarga, impresión y copia. Desmarque las casillas para eliminar esos permisos según su preferencia.
Comparte el documento
Una vez que agregue la persona o personas con las que desea compartir y establezca los permisos, opcionalmente puede marcar la casilla para Notificar a las personas y agregar un mensaje. Esto les enviará un correo electrónico informándoles que ha compartido un documento con ellos. Haga clic en “Enviar”.
Si no desea notificar a aquellos con quienes comparte aquí, asegúrese de desmarcar la casilla Notificar a las personas y haga clic en “Compartir”. Puede optar por hacer esto si desea notificarles usted mismo con su propio enlace al documento.
Configurar compartir con un enlace
Si planea compartir su documento con muchas personas, tiene la opción de obtener un enlace al documento. Y con esta opción, también puedes establecer permisos.
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Haga clic en “Compartir” y luego haga clic dentro del área Obtener enlace de la ventana Compartir. Luego tiene dos opciones en el cuadro desplegable, Restringido y Cualquiera con el link.
Usar Restringido junto con la adición de personas específicas en el área anterior. Esto impide que cualquier otra persona, excepto las personas con las que comparte, acceda al documento si encuentra el enlace.
Usar Cualquiera con el link para permitir que cualquier persona que lo tenga pueda acceder al documento. Luego, a la derecha, elija Visor, Comentarista o Editor. Este permiso se aplicará a todos los que accedan al documento mediante el enlace.
Luego puede copiar el enlace para compartirlo con otros. Luego, haga clic en “Listo”.
Cambiar permisos después de compartir
Ya sea que comparta con personas específicas o simplemente comparta el enlace, puede cambiar los permisos que configuró inicialmente. Haga clic en “Compartir” en la parte superior derecha.
Para personas específicas, utilice la parte superior de la ventana para compartir. Seleccione el cuadro desplegable junto a la persona para la que desea cambiar el permiso y elija la nueva configuración. Clic en Guardar.”
Para cualquiera que tenga un enlace, utilice la parte inferior de la ventana para compartir. Seleccione el nuevo permiso en el cuadro desplegable de la derecha. Haga clic en “Listo”.
Dejar de compartir un documento
Si es necesario, puedes dejar de compartir un documento con la misma facilidad. Nuevamente, haga clic en “Compartir”.
Para personas específicas, abra el cuadro desplegable a la derecha de la persona y seleccione “Eliminar”.
Cualquiera que tenga el enlace puede cambiar la configuración a Restringido. Luego, asegúrese de eliminar de la lista para compartir en la sección anterior a cualquier persona a la que no desee que tenga acceso.
Google también ofrece otras formas de colaborar con colegas. Puede utilizar comentarios en Google Sheets para colaborar en hojas de cálculo, crear documentos y trabajar juntos directamente en Google Chat.
