¿Está planeando tomarse unas largas vacaciones de su trabajo y le preocupa dejar colgados a sus colegas y clientes? ¿O tal vez solo te vas por un corto tiempo, pero temes que tus compañeros de oficina piensen que los abandonaste? Bueno, si está utilizando Microsoft Teams como su principal canal de comunicación, ya no tiene que preocuparse por esto.
Con Microsoft Teams, puede establecer un estado «Fuera de la oficina» que les permite a los demás saber que no está disponible para hablar y les informa de su ausencia. Aquí hay diferentes formas de establecer este estado en sus equipos de Microsoft y Outlook.
Establecer estado fuera de la oficina en Microsoft Teams (aplicación de escritorio en Windows)
La aplicación Microsoft Teams no es solo para la comunicación en el lugar de trabajo. Al configurar un estado «Fuera de la oficina» en su cuenta de Microsoft Teams, sus compañeros de equipo sabrán fácilmente que no está disponible. Esto te ayuda a desconectarte por completo del entorno laboral antes de irte de vacaciones.
Hay dos formas de establecer este estado en sus equipos de Microsoft: a través de su foto de perfil y en la configuración. Así es como puedes hacer esto:
A través de su perfil de Microsoft Teams
En su computadora, abra Microsoft Teams.
- Si es miembro de varios equipos, elija qué organización o equipo desea editar su estado. De lo contrario, omita este paso.
- A continuación, haga clic en su foto de perfil que se encuentra en la parte superior derecha de su pantalla.
- Haga clic en Conjunto de mensajes de estado.
- En la parte inferior de la ventana emergente, haga clic en el Programar fuera de la oficina botón. Esto abrirá una nueva ventana.
- En la ventana Fuera de la oficina, habilite la Activa las respuestas automáticas opción.
- Luego, escriba su mensaje de fuera de la oficina en el cuadro de texto a continuación. Esto también se enviará como una respuesta automática en su Outlook, así que sea específico sobre cuándo estará fuera de la oficina o cuándo planea volver.
- Después de agregar el mensaje de fuera de la oficina, tiene la opción de habilitar el envío de respuestas automáticas a personas que se encuentran fuera de su organización. Si trata con clientes o personas ajenas a su empresa, debe activar esta opción.
- Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en el cuadro al lado Enviar respuestas fuera de mi organización. Si solo desea enviar su aviso de fuera de la oficina a las personas de su contacto, marque la casilla para Solo a tus contactos. Si prefieres enviárselo a todo el mundo, elige Todos los remitentes externos.
- A continuación, configure el mensaje que desea para sus colegas externos. Escriba la respuesta en el cuadro de diálogo provisto, o puede copiar y pegar el mensaje que puso en el estado de sus equipos.
- También debe programar cuándo la cuenta de su equipo enviará respuestas automáticas. Haga clic en el cuadro al lado Enviar respuestas solo durante un período de tiempo opción para habilitarlo.
- Por último, haga clic en Ahorrar.
A través de la configuración de los equipos de Microsoft
- Abra la aplicación Microsoft Teams en su computadora.
- Luego, haga clic en el tres puntos menú al lado de tu foto de perfil.
- De las opciones, seleccione Ajustes.
- En la navegación del lado izquierdo, haga clic en General. A continuación, desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la página General y haga clic en Cronograma. Esto abrirá la ventana Fuera de la oficina.
- Sigue los pasos 6 a 12 de las instrucciones anteriores para configurar su estado Fuera de la oficina.
Cómo establecer el estado de fuera de la oficina en la aplicación móvil de Microsoft Teams
Desafortunadamente, no hay forma de configurar una respuesta automática fuera de la oficina en la aplicación móvil de Microsoft Teams. Pero aún puede cambiar su estado en la aplicación y borrarlo después de un período específico. Esto es perfecto si solo estará fuera de su cuenta por unas horas o si está ocupado con reuniones.
Así es como puede cambiar su estado:
La aplicación tiene la misma interfaz de usuario independientemente del sistema operativo móvil, por lo que las instrucciones a continuación se aplicarán a ambos.
- Abra la aplicación Microsoft Teams en su teléfono Android o iOS.
- Toque su foto de perfil que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. A continuación, presione Conjunto de mensajes de estado.
- Agregue su mensaje de estado al cuadro de texto provisto. Si desea mostrar su mensaje de estado cuando las personas le envíen un mensaje o lo mencionen, active la Mostrar cuando la gente me envíe mensajes opción. Luego, configure un temporizador sobre cuánto tiempo tendrá este mensaje de estado. Después del período elegido, su mensaje de estado se borrará automáticamente.
- Finalmente, presione Hecho (✔) en la esquina superior derecha. Ahora, sus contactos verán su mensaje de estado cada vez que le envíen un mensaje en Teams.
Cómo editar el estado fuera de la oficina en Microsoft Outlook para Windows
La configuración de su estado fuera de la oficina en Microsoft Teams activa automáticamente la misma configuración en su cuenta de correo electrónico de Outlook. Esto significa que puede usar Outlook para editar su respuesta automática y los cambios también se reflejarán en la cuenta de su equipo. Así es como puede editar su estado a través de su cuenta de Outlook:
- Abra la aplicación Microsoft Outlook en su computadora.
- Abra Configuración, indicado por el icono de engranaje en la parte superior derecha de la página, y haga clic en Ver todas las configuraciones de Outlook.
- En el menú Cuentas, haga clic en Respuestas automáticas.
- Desde esta ventana, verá el mensaje exacto que configuró desde su aplicación Teams.
- Aquí, también puede optar por editar su mensaje de fuera de la oficina y la duración. Para guardar sus cambios, simplemente haga clic en Ahorrar.
Cómo editar el estado de fuera de la oficina en la aplicación móvil de Microsoft Outlook
Mientras está de vacaciones, es posible que no tenga su computadora de escritorio o portátil con usted. Si olvidó configurar sus respuestas fuera de la oficina de antemano, puede hacerlo fácilmente sobre la marcha. Simplemente configure su estado fuera de la oficina desde su teléfono usando la aplicación móvil de Outlook para iOS y Android. Así es como puedes hacerlo:
- Abra la aplicación Microsoft Outlook en su teléfono.
- Haga clic en su foto de perfil en la esquina superior izquierda y vaya a Configuración (indicado por el ícono de ajustes).
- En la configuración de la aplicación, haga clic en la cuenta de Outlook deseada en el Cuentas de correo sección.
- Haga clic en Respuestas automáticas.
- Switch en el botón de alternancia para ver la configuración de Respuestas automáticas.
- Ahora puede establecer la duración durante la cual estará fuera de la oficina.
- Incluso puede configurar diferentes mensajes para personas dentro y fuera de su organización.
- Una vez que haya completado la configuración, simplemente haga clic en el Marca de verificación en la esquina superior derecha de la pantalla para guardar. Estos cambios se reflejarán en la cuenta de Outlook deseada, así como en la cuenta de equipo asociada.
Cómo borrar el estado de fuera de la oficina en los equipos de Microsoft
Si desea volver a su estado normal y desactivar sus respuestas automáticas, siga los pasos a continuación:
- Vaya a la configuración Fuera de la oficina presionando su foto de perfil, luego Conjunto de mensajes de estado > Programar fuera de la oficina o a través de la Configuración haciendo clic en Ajustes > General > Fuera de la oficina.
- Luego, apague la palanca al lado del Activa las respuestas automáticas opción y presione Ahorrar.
Vacaciones sin preocupaciones con Microsoft Teams
Con la configuración Fuera de la oficina de Microsoft Teams, puede tener unas vacaciones tranquilas del trabajo. Gracias a la opción de respuesta automática, tampoco tienes que preocuparte de que tus compañeros de equipo o clientes se pregunten por qué no respondes a sus mensajes. Esto significa que realmente puede dejar de pensar en su trabajo y disfrutar de sus merecidas vacaciones. No olvide redactar una respuesta de fuera de la oficina que sea clara y concisa, para que sus contactos sepan claramente su estado actual.
