Administrar su correo electrónico cuando está fuera de la oficina o de vacaciones puede resultar abrumador. Ahí es donde la función Fuera de la oficina (OOO) de Gmail resulta útil. En este artículo, le mostraremos cómo configurar Fuera de la oficina en Gmail. Pero antes de profundizar en la configuración de esta función esencial, comprendamos qué es la función Fuera de la oficina en Gmail.
La función Fuera de la oficina, a menudo llamada “Respuesta de vacaciones” en Gmail, es una poderosa herramienta que le permite automatizar sus respuestas de correo electrónico cuando no está disponible para responder correos electrónicos personalmente. Informa a sus contactos/colegas que actualmente está fuera de la oficina, de vacaciones o que no está disponible por un período prolongado.
Esta función le ayuda a mantener el profesionalismo al reconocer correos electrónicos y proporciona información esencial, como las fechas de su ausencia y un mensaje personalizado opcional. Una vez entendido esto, comencemos con las cosas que necesita saber antes de configurar mensajes fuera de la oficina o de ausencia en Gmail.
Cosas que debe saber antes de salir de la oficina en Gmail
A continuación se detallan algunas cosas esenciales que debe saber antes de configurar una respuesta automática de fuera de la oficina en su cuenta de Gmail:
- Antes de configurar su mensaje fuera de la oficina, elija las fechas de inicio y finalización correctas. Asegúrese de que su mensaje de fuera de la oficina comience cuando no esté disponible y finalice cuando regrese al trabajo.
- Si bien es esencial transmitir que está ausente, personalice su mensaje fuera de la oficina incluyendo detalles como el motivo de su ausencia, una persona de contacto alternativa y cuándo el destinatario puede esperar tener noticias suyas.
- Asegúrese de tener acceso a la configuración de Gmail en su dispositivo móvil o a una forma alternativa de desactivar el mensaje de fuera de la oficina si sus planes cambian y debe regresar al trabajo antes de lo esperado.
- Antes de finalizar su mensaje fuera de la oficina, envíe un correo electrónico de prueba a una dirección de correo electrónico personal o a un colega para asegurarse de que la respuesta automática funcione según lo previsto y parezca profesional.
Teniendo estos factores en mente, puedes configurar tu mensaje de fuera de la oficina en Gmail mientras estás fuera. Pasemos a los pasos y métodos.
Leer también: Cómo utilizar la herramienta de escritura con IA en Gmail y Google Docs
Cómo configurar la respuesta fuera de la oficina en la aplicación móvil de Gmail
Configurar un respondedor de fuera de la oficina o de vacaciones en Gmail puede parecer complicado, pero no lo es. Los pasos son bastante sencillos de seguir en aplicaciones de iOS y Android. Vamos a empezar.
Paso 1: inicie la aplicación Gmail en su dispositivo Android o iOS. Toca el ícono del menú de hamburguesas en la esquina superior izquierda.
Paso 2: en el panel izquierdo, desplácese hacia abajo hasta Configuración. En la siguiente pantalla, si tiene varias cuentas conectadas, elija la cuenta que desea activar Fuera de la oficina o Respondedor de vacaciones.
Paso 3: En Configuración, desplácese hacia abajo y elija Respuesta de vacaciones. Y luego, actívelo.
Paso 4: Es hora de configurar el primer y el último día de su período de vacaciones o fuera de la oficina, según su región.
Note: Su último día se seleccionará de forma predeterminada una semana después de su primer día. Sin embargo, puede personalizarlo según su línea de tiempo. Además, puede configurar la opción Último día en Ninguno si no desea tener una fecha de finalización.
Paso 5: Una vez seleccionados los días, agregue el asunto y el mensaje para enviar a los usuarios que se comunican durante la línea de tiempo.
Paso 6: Ahora, seleccione si desea que el mensaje se envíe solo a sus contactos o colegas. Finalmente, toque Listo.
Eso es todo. Ha configurado una respuesta automática a los correos electrónicos que recibe mientras está de vacaciones o fuera de la oficina. Después del último día configurado, la respuesta automática se desactivará. Sin embargo, si desea desactivarlo antes, siga los pasos anteriores y desactívelo.
Dicho esto, si deseas configurar y personalizar el respondedor de vacaciones en Gmail en tu escritorio, continúa leyendo.
Leer también: Cómo crear reglas para filtrar correos electrónicos en Gmail
Configurar el mensaje Fuera de la oficina o Ausente en Gmail en el escritorio
Agregar un asunto y un mensaje y habilitar la respuesta automática es similar en computadoras de escritorio y dispositivos móviles. Sin embargo, alcanzar y establecer difieren ligeramente. Siga las instrucciones a continuación.
Paso 1: Vaya al sitio web de Gmail con las credenciales de su cuenta, donde desea configurar Fuera de la oficina.
Paso 2: Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el ícono de Configuración (engranaje) en la esquina superior derecha.
Paso 3: Vaya a la opción ‘Ver todas las configuraciones’ en el menú desplegable.
Serás llevado a la página de configuración de Gmail.
Paso 4: En General, desplácese hasta el final de la página. Verá las opciones de respuesta de vacaciones.
Note: Dependiendo de su ubicación geográfica, la respuesta de vacaciones podría denominarse “Respuesta automática de fuera de la oficina”. Sin embargo, para todas las regiones las opciones siguen siendo las mismas.
Paso 5: Ahora es el momento de establecer el intervalo de fechas en el que estará fuera de la oficina. Elija el Primer día, que será la fecha de inicio de sus vacaciones.
Note: Marque la casilla de verificación Último día; de lo contrario, Gmail enviará mensajes fuera de la oficina hasta que los desactives manualmente.
Paso 6: Una vez establecido el rango de fechas, debes escribir el asunto y escribir el mensaje en el cuadro Mensaje que deseas enviar automáticamente.
Paso 7: Ahora, seleccione entre dos opciones; ‘Enviar solo una respuesta a personas en mis Contactos’ o ‘Enviar solo una respuesta a personas en [Company Name].’
Note: También puedes elegir ambas opciones.
Paso 8: Finalmente, haga clic en el botón Guardar cambios en la parte inferior.
Ahí tienes. Ha configurado correctamente la respuesta automática para fuera de la oficina en Gmail. Ahora que ha habilitado la opción, continúe leyendo para compartirla con sus colegas.
Cómo encontrar y compartir su estado de fuera de la oficina de Gmail
Compartir su estado Fuera de la oficina de Gmail en computadoras de escritorio y dispositivos móviles es simple. Simplemente necesita crear un evento en su Calendario de Google que abarque todo el día. Una vez que cree un evento de Google Calendar, compártalo con sus colegas.
Cuando alguien comience a redactarle un correo electrónico, verá que está fuera de la oficina. Eso no impedirá que le envíen un mensaje. El estado de su evento fuera de la oficina también se mostrará solo a las personas con permiso para verlo.
Alternativamente, puedes configurar tu horario de trabajo. Si tiene alguna pregunta, consulte la sección de preguntas frecuentes a continuación.
Preguntas frecuentes sobre cómo configurar fuera de la oficina en Gmail
1. ¿Puedo configurar diferentes mensajes Fuera de la oficina para contactos internos y externos?
No, la función nativa de respuesta en vacaciones de Gmail no permite configurar mensajes diferentes para contactos internos y externos. Se enviará el mismo mensaje a todos los correos electrónicos entrantes durante su período OOO.
2. ¿Puedo enviar respuestas automáticas a direcciones de correo electrónico específicas?
Vacation Responder de Gmail enviará una respuesta de fuera de la oficina a cada dirección de correo electrónico única una vez cada 4 días. Si el mismo remitente le envía un correo electrónico varias veces, recibirá su respuesta automática solo una vez cada 4 días.
Comunicarse sin problemas
Ahora que sabe cómo configurar Fuera de la oficina en Gmail, puede mantener una comunicación profesional incluso cuando no esté cerca de su correo electrónico, asegurándose de que sus contactos estén informados sobre su ausencia y puedan esperar respuestas retrasadas. Quizás también quieras leer cómo cambiar el nombre de Gmail.
