Es muy probable que crees los mismos tipos de hojas de cálculo de Excel una y otra vez. Crear una plantilla personalizada puede ayudar a que el proceso sea mucho más sencillo.
Cuando se enfrentan a la creación de hojas de cálculo similares, muchas personas abren una hoja existente, eliminan los datos que no quieren allí y luego la guardan como un archivo diferente. Peor aún, algunos simplemente crean el archivo desde cero cada vez. Una plantilla personalizada puede hacer que esto sea mucho más rápido. Los archivos de plantilla son más o menos iguales que los archivos estándar de Excel, pero con el formato y el contenido estándar ya configurados. Simplemente use la plantilla para crear un nuevo archivo de Excel y complete los datos. Puede crear una plantilla personalizada desde cero o puede guardar una hoja de cálculo existente como plantilla y luego limpiarla un poco. La única diferencia es si comienzas con una hoja nueva en blanco o con una que ya hayas creado.
Crear una plantilla
Para nuestro ejemplo, crearemos una plantilla a partir de una hoja de cálculo existente. Aquí hay una hoja estándar que utilizamos en How-To Geek para los informes de gastos.
El archivo es simplemente un archivo Excel normal guardado con la extensión .xlsx. El nuestro ya está bien formateado, por lo que solo necesitamos eliminar cualquier dato real que no necesitemos estar allí. Si está adaptando una hoja existente (o creando una nueva), continúe y límpiela. Configure la hoja base, agregue sus títulos, incluya fórmulas, dé formato a las celdas, cree bordes, lo que sea. En resumen, haga que cuando cree un nuevo archivo basado en la plantilla, pueda comenzar a escribir datos.
Cuando todo tenga el aspecto deseado, deberá guardar el archivo como plantilla. Abra el menú “Archivo” y luego haga clic en la opción “Guardar como”.
En el menú desplegable de tipo de archivo (justo debajo del cuadro de texto del nombre del archivo), seleccione la opción “Plantilla de Excel (.xltx)”.
De forma predeterminada, a Excel le gusta guardar plantillas en Documentos\Plantillas personalizadas de Office, pero puede guardarlas donde tenga sentido para usted.
Si desea un enfoque aún más organizado, puede cambiar la ubicación predeterminada donde Excel guarda las plantillas. En el menú “Archivo”, haga clic en el comando “Opciones”. En la ventana “Opciones de Excel”, deslice la categoría “Guardar” en la columna de la izquierda.
A la derecha, verá un cuadro “Ubicación predeterminada de plantillas personales” donde puede escribir una ruta a una ubicación personalizada para guardar las plantillas. Por alguna razón, existe el botón “Examinar”, así que escriba la ruta completa a la carpeta que desea usar o copie y pegue la ubicación desde la barra de direcciones del Explorador de archivos.
Utilice una plantilla para crear un nuevo documento
Ahora que ha guardado su plantilla, puede usarla para crear nuevos documentos. Y puedes hacer esto de dos maneras.
Si guarda sus plantillas en la carpeta oficial de plantillas personalizadas que usa Office (ya sea la ubicación predeterminada Documentos\Plantillas personalizadas de Office o si configuró una nueva ubicación para guardar en Configuración), esas plantillas estarán disponibles en la pantalla de presentación de Office. Esa pantalla muestra las plantillas destacadas de forma predeterminada, pero puede ver las plantillas que ha guardado haciendo clic en el enlace “Personal”.
Simplemente haga clic en la plantilla que desea utilizar y Excel creará un nuevo documento basado en esa plantilla.
También puede crear un nuevo archivo basado en una plantilla simplemente haciendo doble clic en la plantilla en el Explorador de archivos. La acción predeterminada en los archivos de plantilla es crear un archivo nuevo en lugar de abrir el archivo de plantilla, por lo que al hacer doble clic en una plantilla se abre inmediatamente un nuevo archivo de Excel.
Si desea abrir el archivo de plantilla real para modificarlo, puede hacer clic derecho en el archivo y luego elegir “Abrir” en el menú contextual.
Al final, los archivos de plantilla son funcionalmente muy parecidos a los archivos de Excel normales. La gran diferencia radica en cómo Excel maneja esos archivos, lo que le facilita la creación de nuevos documentos basados en ellos.
