Al utilizar reglas en Microsoft Outlook, puede aplicar automáticamente acciones predefinidas a los correos electrónicos que coincidan con los criterios especificados en su cuenta. Esto ayuda a evitar el filtrado manual de sus correos electrónicos y automatiza el proceso por usted. Le mostraremos dos formas diferentes de crear reglas en Outlook.
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Formas de crear reglas en Outlook
La primera forma de crear una regla en Outlook es utilizar un mensaje de correo electrónico existente como base. Luego, Outlook intenta encontrar mensajes similares al que ha seleccionado y le permite aplicarles acciones.
La otra forma es crear una regla a partir de una plantilla. En este método, usted elige una plantilla para crear una regla o crea una regla a partir de una plantilla en blanco. Esto le brinda más opciones sobre lo que desea hacer con sus correos electrónicos.
Haga una regla usando un correo electrónico existente en Outlook
Para utilizar un correo electrónico que ya está en su cuenta de correo electrónico como base para su regla, primero inicie la aplicación Outlook en su computadora.
Cuando se abra Outlook, busque el correo electrónico que desea utilizar como base. Por ejemplo, queremos enviar todos los correos electrónicos de Zoom a una carpeta específica, entonces buscamos un correo electrónico de Zoom. Luego haga clic derecho en este correo electrónico y elija Reglas > Crear regla.
Se abrirá una ventana “Crear regla”. Aquí, Outlook completa previamente ciertos campos de su correo electrónico seleccionado para ahorrarle tiempo. Para utilizar estos campos, asegúrese de habilitar la casilla de verificación junto a cada campo.
Si desea cambiar el contenido de los campos, no dude en hacerlo.
En la misma ventana, en la sección “Hacer lo siguiente”, decides qué acción aplicar a tus correos electrónicos seleccionados. Por ejemplo, si quieres mover automáticamente los correos electrónicos similares al que has seleccionado a una carpeta, activa la opción “Mover el elemento a la carpeta”. Luego haga clic en “Seleccionar carpeta”.
En la ventana “Reglas y alertas”, elija la carpeta donde desea mover sus correos electrónicos. Luego seleccione “Aceptar”.
De vuelta en la ventana “Crear regla”, haga clic en “Aceptar” para crear y guardar su regla.
Para acceder a más opciones de personalización para su regla, en la ventana “Crear regla”, haga clic en el botón “Opciones avanzadas”.
En el mensaje “Éxito” que se abre, si desea aplicar su nueva regla también a los correos electrónicos existentes, habilite la opción “Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la carpeta actual”. Luego elija “Aceptar”.
Y eso es. Su regla ya está creada y se aplicará en los correos electrónicos que coincidan con los criterios especificados.
¿Sabías que puedes usar una regla de Outlook para enviar automáticamente correos electrónicos CCO?
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Crear una función usando una plantilla en Outlook
Outlook tiene varias plantillas que le ayudan a crear algunas reglas básicas. Para utilizar estas plantillas, primero inicie Outlook en su máquina. Luego, en la esquina superior izquierda de Outlook, haga clic en “Archivo”.
En la barra lateral izquierda, haga clic en “Información”. Luego, en el panel derecho, seleccione “Administrar reglas y alertas”.
Se abrirá una ventana de “Reglas y alertas”. Aquí, debajo de la pestaña “Reglas de correo electrónico”, haga clic en “Nueva regla”.
Verá una ventana del “Asistente de reglas” que ofrece varias plantillas para usar en su nueva regla. Seleccione la plantilla que le gustaría utilizar. Por ejemplo, elija “Mover mensajes con palabras específicas en el asunto a una carpeta” si desea mover sus correos electrónicos que contienen una palabra específica en su línea de asunto a una carpeta específica en su cuenta de correo electrónico.
Usaremos la plantilla mencionada anteriormente en los siguientes pasos.
Después de haber elegido una plantilla, en la parte inferior de la ventana, seleccione “Siguiente”.
En la página siguiente, en el “Paso 2”, haga clic en “Palabras específicas”.
Verás una ventana de “Buscar texto”. Aquí, haga clic en el campo “Especificar palabras o frases para buscar en el asunto” y escriba las palabras o frases por las que desea filtrar sus correos electrónicos. Luego agregue estas palabras a la lista haciendo clic en “Agregar”.
Cuando haya agregado su(s) palabra(s), haga clic en el botón “Aceptar”.
Una vez más, en el “Paso 2”, haga clic en “Especificado”.
Elija la carpeta a la que desea mover sus correos electrónicos. Luego seleccione “Aceptar”.
Ahora estás de nuevo en la ventana del “Asistente de reglas”. Aquí, en la parte inferior, haga clic en “Siguiente”. Luego seleccione “Siguiente” y “Siguiente”.
En la pantalla “Finalizar configuración de regla”, en el “Paso 1: Especificar un nombre para esta regla”, escriba un nombre para su regla. Puede ser cualquier nombre de su elección, pero intente utilizar uno descriptivo para que pueda reconocer fácilmente esta regla más adelante.
En el “Paso 2: Configurar opciones de regla”, para usar la función para todos sus correos electrónicos existentes además de los nuevos correos electrónicos, habilite la opción “Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya están en la ‘Bandeja de entrada'”.
Active la regla seleccionando “Activar esta regla”. Luego, en la parte inferior, haz clic en “Finalizar”.
En la ventana “Reglas y alertas”, en la parte inferior, elija “Aplicar” seguido de “Aceptar”.
En el futuro, para eliminar una regla, selecciónela en la lista y elija “Eliminar”.
Su regla ahora está creada y filtrará y realizará acciones en sus correos electrónicos seleccionados. Ya está todo listo.
¿Sabías que puedes crear reglas del lado del servidor en Outlook? Estos son diferentes de los que vio arriba y es posible que desee utilizarlos en ciertos casos.
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