Cómo eliminar sub-sumas de Excel

Con Microsoft Excel puedes hacer maravillas con tus hojas de cálculo. Esto es especialmente cierto cuando se trabaja con cálculos financieros plurianuales. Para organizar ese desorden de filas, columnas y miles de celdas, puede usar las opciones de "Esquema" de Excel. Esto le permite crear grupos de datos lógicos junto con sub-dígitos y totales relevantes.

Por supuesto, en alg√ļn momento puede probar que la abrumadora cantidad de l√≠neas subtotales est√° raspando su an√°lisis financiero. Pero eliminarlos manualmente es agotador y puede alterar la integridad de la hoja de c√°lculo. Sin embargo, no se preocupe, Excel tambi√©n tiene una soluci√≥n para eso.

  

Eliminar sub-dígitos de hojas de cálculo estándar

Ya sea que simplemente desee eliminar filas subtotales de la hoja de cálculo o reorganizar toda la hoja, el proceso es básicamente el mismo. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

  1. Abra la hoja de c√°lculo de Excel que desea editar.
  2. Haga clic en la pesta√Īa "Datos".
  3. En la secci√≥n "Contorno" del men√ļ superior, haga clic en "Subtotal".
  4. Haga clic en "Eliminar todo" en el men√ļ "Subtotal".
  5. Esto agrupará toda la información en la hoja de cálculo y eliminará efectivamente cualquier subtotal de filas que pueda tener allí.

Si no desea eliminar los sub-d√≠gitos, pero desea eliminar todos los grupos para organizar a√ļn m√°s sus datos, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pesta√Īa "Datos".
  2. En la secci√≥n "Contorno", haga clic en el men√ļ desplegable "Desagrupar".
  3. Ahora haga clic en la opción "Borrar esquema" para eliminar todos los grupos de esa hoja de cálculo.

Eliminar sub-sumas de tablas din√°micas

Si trabaja con tablas din√°micas en Excel, no necesita crear una nueva tabla solo para eliminar el subtotal. Puede hacerlo sin eliminar toda la tabla din√°mica.

  1. Abra el archivo de Excel que contiene su tabla din√°mica.
  2. Ahora seleccione una celda en una de las filas o columnas de la tabla.
  3. Esto le da acceso al men√ļ "Herramientas de tabla din√°mica". Aparecer√° en el men√ļ superior, junto a la pesta√Īa "Ver" y contendr√° dos pesta√Īas: "Analizar" y "Dise√Īo". En versiones anteriores de Excel (Excel 2013 y anteriores), ver√° las pesta√Īas "Opciones" y "Dise√Īo" sin el t√≠tulo "Herramientas de tabla din√°mica" encima de ellas.
  4. Haga clic en la pesta√Īa "Analizar". Para versiones anteriores de Excel, haga clic en la pesta√Īa "Opciones".
  5. Haga clic en "Configuración de campo" en la sección "Campo activo".
  6. En el men√ļ "Configuraci√≥n de campo", haga clic en la pesta√Īa "Subtotales y filtros".
  7. En la sección "Subtotales", seleccione "Ninguno".
  8. Ahora haga clic en "Aceptar" para confirmar los cambios.

Tenga en cuenta que si hay un campo en su tabla dinámica que contiene algunos cálculos, no podrá eliminar los sub-dígitos.

Cómo eliminar sumas secundarias

Agregue las sumas secundarias a su hoja de c√°lculo

Esperemos que haya logrado eliminar los sub-dígitos usando las pautas de las dos secciones anteriores. Cuando haya terminado de reorganizar los datos en la hoja de cálculo, es posible que desee agregar un nuevo conjunto de sub-dígitos. Para hacerlo, siga los pasos a continuación:

  1. Abra la hoja de cálculo donde desea agregar sub-dígitos.
  2. Ordene toda la hoja por la columna que contiene los datos en los que desea subn√ļmeros.
  3. Ahora haga clic en la pesta√Īa "Datos" en el men√ļ superior.
  4. Haga clic en "Subtotal" en la secci√≥n "Esquema" para abrir el men√ļ correspondiente.
  5. En el men√ļ desplegable "Para cada cambio en", seleccione la columna que contiene los datos que desea usar para los sub-d√≠gitos.
  6. Luego debe elegir qu√© operaci√≥n calcular√°n los sub-d√≠gitos. Seleccione una de las opciones disponibles en el men√ļ desplegable "Usar funci√≥n". Algunas de las operaciones m√°s comunes son suma, conteo y promedio.
  7. En el campo "Agregar dígitos secundarios", seleccione la columna donde desea que aparezcan los dígitos secundarios. Por lo general, es la misma columna para la que realiza los sub-dígitos, como se define en los pasos 5.
  8. Puede dejar resaltadas las opciones "Reemplazar sub-dígitos actuales" y "Resumen debajo de los datos".
  9. Cuando esté satisfecho con su selección, haga clic en "Aceptar" para confirmar los cambios.

Después de hacer clic en Aceptar, debería ver que las filas de la hoja de cálculo ahora están organizadas en grupos. Cada grupo muestra una nueva fila que contiene el subtotal para ese grupo.

Usa niveles para organizar tus datos

Cuando agrega sub-d√≠gitos, notar√° una nueva columna entre los n√ļmeros de fila y el borde izquierdo de la ventana de Excel. En la parte superior de esta columna est√°n los n√ļmeros uno, dos y tres. Estos representan los niveles de agrupaci√≥n de sus datos.

Al hacer clic en el n√ļmero tres, podr√° ver el conjunto de datos completo con cada fila, subtotal y total total. Si hace clic en el n√ļmero dos, los datos ahora se contraer√°n para mostrar solo las filas totales y las filas totales. Haga clic en el n√ļmero uno y solo ver√° la fila total total.

Cuando expande todo haciendo clic en el n√ļmero tres, tiene caracteres "-" y "+" en la columna de nivel. √öselos para contraer y expandir manualmente cada grupo por su cuenta.

Gracias a esta funci√≥n, Excel le permite ocultar ciertas partes de su hoja de c√°lculo de la vista. Esto es √ļtil cuando hay algunos datos que no son esenciales para su trabajo en este momento. Por supuesto, siempre puede recordarlo haciendo clic en el signo "+".

¬°Se elimina la sub suma!

Gracias a las poderosas herramientas de Excel, ahora sabe cómo evitar el trabajo manual innecesario al eliminar subtotales. Una vez que haya reorganizado todos los datos, solo tiene que hacer clic en algunas opciones de Excel para agregar esos subtítulos. No olvide usar niveles para optimizar la forma en que ve sus datos.

¬ŅHas logrado eliminar filas subtotales de tus hojas de c√°lculo? ¬ŅCrees que esta es una mejor opci√≥n que la extracci√≥n manual? Por favor comparta sus pensamientos en los comentarios a continuaci√≥n.