Los profesores son algunas de las personas más ocupadas que existen. Tienen que dar conferencias, mantener horarios de oficina, trabajar con estudiantes graduados y colegas, asistir a conferencias y otros eventos públicos, y realizar, publicar y presentar investigaciones. Pero aunque tienen poco tiempo, hay formas de comunicarte con ellos vía correo electrónico y obtener una respuesta oportuna para que puedas continuar haciendo tu trabajo con menos contratiempos.
Ponle una cara al nombre
Es ideal conocer a tu profesor en persona antes de enviar ese primer correo electrónico. Preséntate durante la primera semana de clases. Informe a su profesor sobre sus intereses, sus preguntas o algo más exclusivo para usted. Demostrar que te preocupas lo suficiente como para conocerlos más personalmente los alienta a responder oportunamente a tus solicitudes. Cuanto mejor impresión dejes, mejor te recordarán.
Cuando llegue el momento de enviar ese primer correo electrónico con preguntas sobre una tarea, tu profesor podrá poner tu cara a tu nombre. Eso les ayuda a poner su correo electrónico en contexto. Si ya se comunicaron exitosamente contigo en el pasado, estarán más dispuestos a comunicarse nuevamente sin dudarlo. Y tal vez ya confíen en que eres un estudiante serio.
Utilice una línea de asunto detallada
La línea de asunto lo es todo cuando se trata de obtener una respuesta oportuna al correo electrónico. En primer lugar, cuando las personas reciben correos electrónicos de remitentes que no conocen, buscan pistas en la línea de asunto. Basándose únicamente en la línea de asunto, pueden eliminar el correo que parezca spam o que simplemente no sea importante para ellos.
Ahora, los profesores están obligados a responder el correo electrónico de los estudiantes para asuntos administrativos y relacionados con la clase. Pero la línea de asunto sigue siendo importante para comunicarte rápidamente con tu profesor. Elabore una línea de asunto para que, al verla, su profesor la abra y la lea inmediatamente, en lugar de archivarla para leerla más tarde. (El siguiente objetivo es redactar el correo electrónico de tal manera que, inmediatamente después de leerlo, su profesor responda inmediatamente, pero llegaremos a eso en una sección posterior).
Entonces, antes de enviar su correo electrónico, limítelo a su propósito específico. Indique ese propósito lo más directamente posible en la línea de asunto.
En lugar de utilizar “Me gustaría inscribirme en tu clase”, indica específicamente el nombre de la clase y cómo pueden ayudarte a inscribirte:
Cuanto más específico puedas ser, más fácil se lo pondrás a tu profesor. Un titular muy específico les permite saber de un vistazo qué se espera de ellos.
Sea cortés y formal
Una vez que haya utilizado una buena línea de asunto, debe asegurarse de que su apertura no impida que su profesor lea el mensaje completo. No querrás decir “Hola” y luego continuar con tu mensaje. Eso establece un tono poco profesional que puede ser una barrera para una comunicación efectiva. Quieres pecar de cortesía.
Escribe tu mensaje con la mayor cortesía y respeto posible, incluso si eso significa permitir alguna inexactitud. Por ejemplo, digamos que estás tomando una clase en un colegio comunitario durante el verano para cumplir con los requisitos generales. Su instructor técnicamente no es profesor, pero acaba de comenzar a enseñar a tiempo parcial este año.
Aún así querrás dirigirte a ellos como “Profesor” porque es formal, educado y demuestra que estás ansioso por establecer una buena comunicación. Peque por el lado de la cortesía hasta que lo corrija, cuando su instructor insista en que se refiera a él como “Sr. Bob” o “Joey”.
Aquí hay algunas otras formas de mantener su mensaje cortés:
- Firme siempre con su nombre, preferiblemente primero y último si hay muchos estudiantes en la clase.
- Cierra con una oración o frase que demuestre tu agradecimiento por haber leído tu mensaje. Puede ser una oración antes de firmar con su nombre, como “Aprecio que haya investigado a este profesor John”. O puede ser simplemente un “Gracias”, seguido de su nombre.
- Permanecer en el tema; Ir por la tangente indica que realmente no respetas su tiempo, ya que probablemente tengan cientos de otros correos electrónicos a los que acceder.
- No asuma que harán lo que usted solicite. Hay algunas cosas que los profesores deben hacer por los estudiantes, como darle permiso para ingresar a un curso si cumple con los requisitos previos. Pero aun así, no asumas que harán lo que les pidas. No querrás faltarles el respeto ni darles motivos para reconsiderar cómo y si quieren ayudarte. Así que pregunte cortésmente, indicando la menor cantidad de suposiciones posible.
Utilice nombres y etiquetas adecuados
Como ya se mencionó, utilice etiquetas adecuadas dentro de su línea de asunto específica y consulte a su profesor con cortesía. Asegúrese de tener etiquetas, números, fechas y horas correctas. Si no tiene clara la hora de la reunión o accidentalmente hace referencia a la prueba incorrecta, su profesor tendrá que dedicar más tiempo a verificar y posiblemente enviarle un correo electrónico nuevamente para mayor claridad. Esto genera una respuesta potencialmente rápida a una conversación que abarca varios correos electrónicos.
Pegarse al punto
Cuando te vas por la tangente en un correo electrónico o divulgas más información (personal) de la necesaria para la tarea en cuestión, en última instancia, desperdicias el valioso tiempo de lectura de tu profesor, así como el tuyo propio. Ceñirse al punto es una de varias formas de reducir el tiempo dedicado a enviar correos electrónicos y reducir la necesidad de escribir correos electrónicos adicionales para obtener aclaraciones.
Elimina palabras y frases innecesarias, como “Me preguntaba si” o “Crees que podrías…”. En lugar de eso, simplemente haz la pregunta. Puede resultar intimidante ser tan franco con tu profesor, pero con la práctica no será así por mucho tiempo. Porque aprenderá a entender el mensaje de manera profesional y eso generará confianza.
A continuación se muestra un ejemplo de un mensaje que tarda más en leerse y distrae más en su forma más larga:
Como puede ver, el formulario condensado transmite el mensaje de manera más efectiva:
Que sea breve
Ser breve es similar a ser puntual. Lo ideal es que no quieras más de tres o cuatro oraciones en un párrafo. Y no querrás rellenar un mensaje con demasiados párrafos. A menos que estés compartiendo comentarios o una historia personal que ayudará a tu profesor a conocerte y comprender mejor cómo puede ayudarte.
Haga una solicitud directa
Incluso si tiene una línea de asunto excelente, aún debe hacer un seguimiento en el mensaje. Lo hace haciendo su solicitud directamente. Puede resultar más claro si formula la solicitud como una pregunta. O si usas el abridor de “Por favor… [request here].” Tenga en cuenta que si le envía un correo electrónico a su profesor solo para obtener su opinión sobre un tema, eso sigue siendo una solicitud porque le está pidiendo que se tome el tiempo para compartir lo que sabe.
Haz tu solicitud tan clara que tu profesor no tenga preguntas sobre lo que les pides. Si puede lograr este importante paso, podrá ayudar a su profesor a tomar medidas inmediatamente después de leer su correo electrónico. Y no solo obtendrá una respuesta rápida de ellos, sino que también ingresará a esa clase en la lista de espera mucho antes.
Hacer un seguimiento
Incluso si aplica con éxito los principios anteriores al enviar un correo electrónico a su profesor y no obtiene una respuesta oportuna, es posible que su profesor aún no haya recibido su correo electrónico o no esté disponible por un tiempo. No se preocupe por los motivos, simplemente haga un seguimiento cortés si no ha recibido respuesta de ellos en más de dos días. Diferentes campus tienen diferentes políticas o culturas (incluso si no están escritas) sobre lo que se considera una respuesta oportuna, por lo que puede variar según su institución o el contexto.
Aplique los principios de muestra enumerados anteriormente a su correo electrónico de seguimiento. Si por alguna razón todavía no logras comunicarte, otro correo electrónico de seguimiento puede ser apropiado después de otros tres o cuatro días (nuevamente, dependiendo de la situación). O puede que sea el momento de hablar con tu profesor en persona. Si ese es el caso, asegúrese de informarles sobre cómo comunicarse mejor por correo electrónico.
Comunicarse eficazmente con su profesor según sea necesario mejora enormemente sus posibilidades de tener éxito en una clase en particular. Mantenga esa comunicación oportuna, fluida y productiva para que pueda concentrarse en su trabajo.
