Si desea compartir datos de Excel sin compartir el archivo de Excel, puede exportar una selección de celdas o el libro completo como PDF. El resultado es un documento muy útil que puedes compartir como quieras.
Exportar un rango de celdas de Excel como PDF en Windows
Si tiene un rango de celdas en particular que desea exportar a un PDF, puede hacerlo en solo unos pocos pasos.
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Seleccione las celdas que desea exportar. Puede hacer esto arrastrando el cursor a través de celdas adyacentes o manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras selecciona celdas no adyacentes.
Tenga en cuenta que si elige celdas no adyacentes, es posible que se muestren en páginas separadas en el documento PDF.
Vaya a la pestaña Archivo y seleccione “Exportar” en el lado izquierdo. A la derecha, seleccione “Crear documento PDF/XPS” y haga clic en el botón Crear PDF/XPS.
Cuando se abra la ventana Publicar como PDF o XPS, elija una ubicación para guardar el archivo. Opcionalmente, ajuste el nombre del archivo y confirme que PDF esté seleccionado en el cuadro desplegable Guardar como tipo. Luego, seleccione “Opciones”.
En la ventana Opciones, seleccione “Selección” en la sección Publicar qué. Haga clic en “Aceptar” en la ventana Opciones y luego en “Publicar” en la ventana Publicar como PDF o XPS.
Navegue hasta la ubicación donde guardó el PDF para acceder al archivo.
Exportar un libro de Excel como PDF en Windows
Quizás desee exportar el libro completo como un archivo PDF. Puede hacer esto siguiendo los mismos pasos básicos anteriores para exportar un rango de celdas.
Antes de comenzar, tenga en cuenta que no tendrá la opción de seleccionar los saltos de página con anticipación. De forma predeterminada, las hojas con muchos datos se transfieren a otras páginas. Si desea una hoja por página, primero consulte nuestro procedimiento para insertar saltos de página en Excel.
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Cuando esté listo para exportar su libro de Excel, vaya a la pestaña Archivo y seleccione “Exportar” a la izquierda. A la derecha, seleccione “Crear documento PDF/XPS” y haga clic en el botón Crear PDF/XPS.
Elija una ubicación de archivo,, opcionalmente, ajuste el nombre del archivo y confirme que PDF esté seleccionado en el cuadro desplegable Guardar como tipo. Luego, seleccione “Opciones”.
Debajo de Publicar qué, seleccione “Libro de trabajo completo”. Para ignorar cualquier área de impresión que haya configurado en el libro de trabajo, asegúrese de marcar esa casilla en la misma sección. Luego puede utilizar el Rango de páginas y otras áreas y opciones según sea necesario.
Haga clic en “Aceptar” en la ventana Opciones y en “Publicar” en la ventana Publicar como PDF o XPS. Luego, visite la ubicación donde guardó el archivo PDF para abrirlo.
Guarde Excel en un PDF en Mac
Al igual que en Windows, puedes convertir una selección de celdas o un libro en un PDF en Mac. Los pasos son ligeramente diferentes a los anteriores.
Cuando abra el libro, elija una hoja y seleccione las celdas si desea exportar un rango de celdas. Para guardar el libro completo como PDF, simplemente ábralo.
Seleccione Archivo > Guardar como en la barra de menú. Cuando aparezca la ventana, elija una ubicación y, opcionalmente, ajuste el nombre del archivo. Luego, seleccione “PDF” en el cuadro desplegable Formato de archivo.
Para exportar el rango de celdas, elija “Selección”, que muestra las celdas seleccionadas para que las confirme. Para exportar el libro completo, elija “Libro de trabajo”.
Seleccione “Guardar” cuando termine y luego diríjase a la ubicación elegida para acceder al PDF.
Ya sea que desee compartir parte de su hoja de Excel o hacer una copia de seguridad de una versión específica de un libro, exportarlo a un archivo PDF es una opción sólida.
Para obtener más información, consulte cómo insertar un PDF en Excel o cómo importar datos de un PDF a su libro de trabajo.
