Si utiliza hojas de cálculo de Excel para recopilar datos de otras personas, pero descubre que a menudo llenan sus celdas cuidadosamente planificadas con el tipo incorrecto de información, la validación de datos puede ser útil.
Esta herramienta le permite restringir celdas específicas para permitir solo datos con el formato adecuado. Si alguien ingresa algo que no debería estar ahí (como “almuerzo en el aeropuerto” en lugar de “$15,68” en un informe de gastos), Excel rechaza la entrada hasta que lo haga correctamente. Piense en ello como una forma pasivo-agresiva de asegurarse de que la gente no le haga perder el tiempo.
Como ejemplo, aquí está la hoja de trabajo del informe de gastos básico para How-To Geek. Digamos que queremos asegurarnos de que las personas solo ingresen valores numéricos formateados como moneda (es decir, algunos dígitos, seguidos de un punto decimal, seguidos de dos dígitos más) en ciertas celdas.
Primero, seleccione todas las celdas que desea restringir.
Cambie a la pestaña “Datos” en la cinta y luego haga clic en el botón “Validación de datos”. Si su ventana no es de tamaño completo y no puede ver las etiquetas, es el ícono con dos cuadros horizontales, una marca de verificación verde y un círculo cruzado rojo.
En la ventana Validación de datos, en la pestaña “Configuración”, haga clic en el menú desplegable “Permitir”. Aquí, puede configurar un tipo específico de entrada para permitir las celdas seleccionadas. Para nuestro informe de gastos, vamos a insistir en que los usuarios ingresen un número con dos valores decimales, por lo que seleccionaremos la opción “Decimal”. También puede seleccionar otros criterios, como asegurarse de que una celda contenga texto, una hora o fecha, texto de una longitud específica o incluso su propia validación personalizada.
Cualquiera que sea el tipo de datos que seleccione en el menú desplegable “Permitir”, cambiará las opciones disponibles en el resto de la pestaña “Configuración”. Como queremos un valor numérico correspondiente a la moneda, configuramos el menú desplegable “Datos” en la configuración “entre”. Luego, estamos configurando un valor mínimo de 0.00 y un valor máximo de 10000.00, que es más que suficiente para cubrir nuestras necesidades.
Para probarlo, haga clic en “Aceptar” para aplicar la configuración de validación y luego intente ingresar un valor incorrecto. Por ejemplo, si escribimos “panqueques” para el valor del Desayuno en lugar del costo de la comida, recibiremos un mensaje de error.
Si bien eso restringe a las personas a ingresar solo el tipo correcto de datos, no les brinda ninguna información sobre qué tipo de datos se requieren. Entonces, configuremos eso también.
Regrese a la ventana Validación de datos (Datos> Validación de datos en la cinta). Tienes dos opciones aquí (y puedes usar ambas si quieres). Puede usar la pestaña “Entrar mensaje” para que una ventana emergente de información sobre herramientas muestre a las personas el tipo de datos que desea cada vez que seleccionen una celda para la cual la validación de datos está activada. También puede utilizar la pestaña “Alerta de error” para personalizar el error que ven cuando ingresan el tipo de datos incorrecto.
Primero pasemos a la pestaña “Entrar mensaje”. Aquí, asegúrese de que la opción “Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda” esté activada. Luego, asigne un título y algo de texto a la información sobre herramientas de entrada. Como puede ver a continuación, al hacer clic en una de las celdas aparece un mensaje que informa a las personas lo que se espera.
En la pestaña “Alerta de error”, puede personalizar el mensaje de error que ven las personas cuando ingresan el tipo de datos incorrecto. Asegúrese de que la opción “Mostrar alerta de error después de ingresar datos no válidos” esté activada. Elija un estilo para su mensaje de error en el menú desplegable “Estilo”. Puede elegir Detener (el círculo rojo con la X), Advertencia (triángulo amarillo con un signo de exclamación) o Información (círculo azul con una “i” minúscula), dependiendo de qué tan fuerte desee que se transmita el mensaje.
Escribe un título para tu mensaje, el texto del mensaje en sí y luego presiona “Aceptar” para terminar.
Ahora, si alguien intenta ingresar datos incorrectos, ese mensaje de error es un poco más útil (o sarcástico, si lo prefiere).
Es un poco de trabajo adicional configurar la validación de datos, pero puede ahorrarle mucho tiempo más adelante si usa hojas de cálculo para recopilar datos de otras personas. Incluso es útil para prevenir tus propios errores. Y esto es doblemente cierto si ha configurado fórmulas o cualquier tipo de tarea de automatización que se base en esos datos.
