Comprender la diferencia entre la orden de compra y la factura

Una orden de compra como cualquier término contable es importante para el propietario de un negocio, ya sea pequeño o grande. A veces se puede confundir con una factura, pero no son lo mismo aunque pueden tener algunas similitudes. Realmente puede ser una tarea desalentadora sentarse para asimilar estos términos de negocios supuestamente grandes. No te preocupes de ninguna manera. Simplificaríamos estos términos y los haríamos tan fáciles de digerir. No tiene que cometer algunos errores al calcular sus registros financieros.

Una orden de compra es un documento emitido por el comprador de un bien particular o que necesita un servicio a un vendedor. La información básica está contenida en el mismo que destacamos en breve. En el caso de que el comprador tenga una relación establecida con el vendedor, podemos tener lo que llamamos una orden de compra permanente.

Lo que esto implica es que, en un determinado período de tiempo, los bienes o servicios se enviarán al comprador repetidamente sin que el comprador genere una nueva orden de compra cada vez. Dependiendo de la naturaleza de la organización, un pedido de compra típico se diseña con especificaciones únicas y en él se encuentran los siguientes detalles:

  • El nombre y dirección del comprador.
  • El nombre y dirección del vendedor.
  • El numero de orden de compra
  • Las descripciones de los artículos a comprar.
  • Las cantidades
  • El precio por unidad.
  • El punto de entrega si es diferente de la dirección.
  • Orden de instrucciones / detalles
  • Firma del Gerente de Compras
  • Un pedido de compra se puede elevar cuando se observa un bajo volumen de stock en el almacén. La orden de compra es útil para el comprador y el vendedor, ya que se utiliza para realizar un seguimiento de la transacción financiera. La orden de compra se puede usar para monitorear cuándo debe realizar una orden la próxima vez, verifique con los bienes reales suministrados por el comprador si están de acuerdo con los indicados en la orden de compra que emitió. Siempre debe recordar que solo el comprador inicia una orden de compra y es un documento legal una vez recibido por el vendedor.

    Ahora consideremos lo que significa una factura. Un factura como se usa tanto en el mundo contable como en el de los negocios, es un documento fuente que es importante para que el vendedor guarde y tenga un registro financiero bien documentado. La aceptación de una cotización por parte del comprador que haya dado su consentimiento a los términos y condiciones que figuran en la cotización incita al vendedor a elevar una factura, lo que a su vez significa que el comprador puede entonces separarse del poder de compra y realizar la transferencia de fondos necesaria.

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    Una factura suele ser muy detallada y contiene información vital. El vendedor puede elevar la factura ya sea durante el suministro de bienes o la prestación del servicio o al final de la transacción comercial, según el acuerdo existente, pero generalmente el comprador realiza el pago si los bienes se han entregado o cuando se ha prestado el servicio solicitado. . Los siguientes detalles importantes se encuentran en una factura:

  • El nombre y la dirección del vendedor.
  • El nombre y la dirección del comprador.
  • Fecha.
  • La cantidad de bienes.
  • La descripción de los bienes.
  • Precio de cada unidad en la lista, el cálculo de cada unidad da el costo total de todos los artículos.
  • El número de factura.
  • Sección para las firmas de ambas partes, que es tanto el vendedor como el comprador.
  • El importe cobrado por Impuesto sobre el Valor Añadido, IVA.
  • Para terminar, una factura denota que se ha prestado un servicio o que se han entregado bienes al comprador y el vendedor está haciendo una solicitud de pago. Hay muchas herramientas de software en línea que lo ayudan a realizar un seguimiento de sus facturas y manejar todos los requisitos y obligaciones para usted. Quikflw Es una de las herramientas más intuitivas que existen. Puede crear órdenes de compra profesionales, facturas, entregar notas, presupuestos y mucho más en solo unos segundos. Herramientas como esta son siempre muy útiles y le recomendamos que las revise.