Explicación de los permisos para compartir en Google Drive: una guía detallada

Explicación de los permisos para compartir en Google Drive: una guía detallada
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Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube, es una herramienta excepcional. Le permite guardar varios tipos de archivos en la nube y también compartir estos archivos y carpetas con otros. Eso significa que puedes colaborar fácilmente con otros usuarios utilizando Drive.

Permisos para compartir de Google Drive Fi

Sin embargo, Drive aloja varios tipos de archivos, como Documentos, Formularios, Hojas de cálculo, etc., y la forma en que compartimos estos archivos también varía. Por ejemplo, uno le daría los permisos de edición de un archivo a un amigo, pero lo pensaría dos veces antes de dárselo a una persona desconocida.

Para facilitar un poco más el proceso de uso compartido, aquí presentamos una guía detallada sobre el proceso de uso compartido de Google Drive y sus permisos. Vamos a ver.

Tipos de archivos y carpetas compartidas en Google Drive

Hay tres formas de compartir archivos y carpetas en Drive.

1
. Compartir con los contactos

Si la persona está en sus contactos de Google, simplemente ingrese su nombre en la opción disponible y se le notificará por correo electrónico. El método funciona también para contactos que no sean de Google si están en su lista de contactos.

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2
. Compartir a través de enlace

A veces, queremos compartir un archivo con una persona que no est√° en nuestra lista de contactos, como el nuevo cliente. En tales situaciones, puede generar el enlace y luego compartirlo con otros. Cualquier persona con el enlace puede tener acceso al archivo compartido.

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3
. Publicar archivos a internet

Los archivos de herramientas como Google Docs, Hojas, diapositivas y formularios se pueden incrustar en los sitios web para que cualquiera pueda verlos. Ese es el tercer tipo de uso compartido permitido por Google Drive que se conoce con el nombre de P√ļblico en la web.

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Note
: Todos los métodos pueden utilizarse para compartir archivos con cuentas que no sean de Google.

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Tipo de permisos

Hay tres tipos de permisos ofrecidos por Drive.

1
. Poder editar

Este permiso se establece de forma predeterminada cuando comparte archivos con sus contactos utilizando el primer método mencionado anteriormente. Con este permiso, otras personas que tienen acceso a los archivos pueden editarlos, es decir, hacer cambios en ellos. Además, es muy importante tener en cuenta que también pueden compartir el archivo con otros.

En el caso de las carpetas, encontrará el permiso 'Puede organizar, agregar y editar'. Es decir, otros pueden realizar todas las tareas de edición y organización en los archivos presentes dentro de la carpeta, como agregar, editar, eliminar y mover archivos.

Note
:
Cuando se comparte con contactos que no son de Google, el permiso predeterminado se establece en Ver solo.

Utilice este permiso cuando desee colaborar con otras personas y cuando confíe en las personas con las que comparte los archivos. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto universitario con tus amigos.

2
. Puedo ver

Como es obvio, con este permiso, otros no tendr√°n los derechos para editar ning√ļn archivo individual. Solo pueden abrir y ver los archivos dentro de la carpeta y no realizar cambios en ellos. Tampoco pueden compartir los archivos con otros.

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Use esto cuando solo quiera que otros vean los datos. Por ejemplo, puede usarse para compartir una carpeta que tenga im√°genes en ella. De esa manera, otros pueden ver f√°cilmente las fotos sin eliminarlas ni modificarlas de ninguna manera.

Note
:
Cuando comparte carpetas con los permisos de visualización o edición, lo mismo se aplica a todos los archivos que contiene. Pero, si lo desea, puede cambiar los permisos para archivos individuales.

3
. Puede comentar

Disponible solo para archivos, este permiso es una versión modificada del permiso Can View ya que permite que otros agreguen comentarios y sugerencias. Sin embargo, no pueden editar el archivo o compartirlo con otros. Puede decir que tiene más derechos que Can View pero menos que Can Edit.

Cómo compartir archivos de Google Drive en computadoras y aplicaciones móviles

Comencemos con el escritorio primero.

Computadora

Los pasos varían para diferentes tipos de compartir.

Compartir con los contactos

En el escritorio, abra Drive y haga clic con el bot√≥n derecho en el archivo que desea compartir. A continuaci√≥n, seleccione Compartir en el men√ļ.

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En el cuadro emergente, escriba las iniciales del contacto con el que desea compartir el archivo. Google mostrará automáticamente los contactos similares. Seleccione el uno. Encontrará la casilla de permiso justo al lado de la casilla de correo electrónico. Haga clic en él para elegir el permiso requerido.

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Generar enlace compartible

Para generar un enlace compartible, hay dos métodos.

En el primer método, haga clic en la opción Obtener enlace que se puede compartir en el cuadro emergente anterior.

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En la siguiente pantalla, verá el enlace con la capacidad de establecer permisos. Copia el enlace y pégalo donde sea necesario. Haga clic en el cuadro de permiso para cambiar el permiso.

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En el segundo método, haga clic con el botón derecho en el archivo en la Unidad y seleccione Obtener enlace para compartir. Se abrirá una caja. Haga clic en Compartir configuración para modificar los permisos.

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Hacer archivos p√ļblicos

Para incrustar archivos, siga cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente para generar un enlace que se pueda compartir. En el cuadro Compartir con otros, haga clic en el cuadro de permiso y seleccione Más.

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En la siguiente pantalla, elija la opci√≥n P√ļblico en la web.

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Aplicaciones móviles

Aquí es cómo compartir archivos en Android y iPhone.

Compartir con los contactos

Paso 1
:
Abra el archivo que desea compartir y toque el icono de tres puntos en la esquina superior derecha. Seleccione Compartir y exportar en el men√ļ.

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Paso 2
:
Toca en Compartir y escribe el nombre del contacto. Luego pulsa el botón enviar en la parte superior.

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Obtener Enlace Compartible

Para generar un enlace compartido, siga el paso 1
y luego seleccione Compartir enlace en el men√ļ. El enlace se copiar√° al portapapeles. Una vez que tenga el enlace, p√©guelo donde sea necesario, como WhatsApp. Para copiar el enlace en el futuro, siga el paso 1
y seleccione Copiar enlace en el men√ļ.

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Alternativamente, toque el ícono de tres puntos debajo del nombre del archivo en la pantalla de inicio de la aplicación y seleccione la opción requerida.

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Cambiar y revocar permisos de uso compartido

Una vez que haya compartido los archivos o carpetas con otros, no significa que no pueda cambiar su permiso.

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Aquí está cómo hacerlo.

Computadora

Paso 1
:
Haga clic con el bot√≥n derecho en el archivo o carpeta compartida y seleccione Compartir en el men√ļ.

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Paso 2
:
Para desactivar el uso compartido de enlaces o cambiar el permiso, haga clic en el cuadro "Cualquier persona con el enlace". Ahora, cambie el permiso o desactive el uso compartido de enlaces.

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Paso 3
:
Para revocar el permiso de una persona, haga clic en Avanzado en el cuadro emergente anterior.

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Paso 4
:
Utilice las opciones disponibles para revocar o cambiar el permiso.

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Aplicaciones móviles

Paso 1
:
Abra el archivo compartido y toque el icono de tres puntos en la parte superior. Seleccione Compartir y exportar en el men√ļ.

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Paso 2
:
Si desea desactivar el uso compartido de enlaces, toque el botón junto a Compartir enlaces. Para ver quién tiene acceso a los archivos y para cambiar el permiso, toque Compartir.

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Paso 3
:
Toque los íconos disponibles en 'Quién tiene acceso' en la parte inferior.

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¬ŅCompartir un archivo o carpeta otorga acceso a todos los dem√°s archivos y carpetas?

No. Otros pueden acceder solo al archivo o carpeta que usted comparte. En el caso de una carpeta, todos los archivos dentro de ella serán compartidos también.

Identificar archivos compartidos

Si bien no hay una pantalla dedicada para ver todos los archivos que ha compartido con otros, puede identificarlos mediante el icono compartido que se encuentra al lado.

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Encuentra archivos compartidos conmigo

Afortunadamente, obtienes un lugar dedicado para ver todos los archivos compartidos contigo. En el escritorio, haga clic en la opción Compartido conmigo en el lado izquierdo.

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En aplicaciones móviles, toque el icono Compartir en la parte inferior.

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El permiso correcto

Al combinar diferentes configuraciones y permisos de uso compartido, puede utilizar Google Drive de varias maneras. Sin embargo, tenga cuidado al otorgar permisos y compartir derechos, ya que cualquier persona puede hacer un mal uso de los datos. Para reiterar, cualquier persona con permiso de edición puede compartir los archivos con otros. Entonces limítalo solo a personas de confianza.

A continuaci√≥n: ¬ŅSe pregunta qu√© utilizar para almacenar fotos: Google Drive o Fotos? Encuentra la respuesta en la publicaci√≥n de comparaci√≥n.