Tu equipo es increíble, es por eso que trabajas con ellos, pero ¿les estás permitiendo alcanzar su máximo potencial? Cada individuo tiene habilidades, ideas y conocimientos únicos que pueden ayudar a sus colegas y a su empresa. El problema es que este valioso recurso a menudo queda totalmente desaprovechado: el conocimiento está aislado y la información languidece en algún servicio de almacenamiento en la nube. ¡Pero no tiene por qué ser así! Un sistema de gestión del conocimiento simple puede aumentar la productividad de su equipo y de su empresa en su conjunto.
La gestión del conocimiento es el sistema que utiliza para capturar, compartir y utilizar la información en su empresa. Es importante destacar que esto incluye cómo aprovechar la riqueza de conocimientos que tienen sus empleados para compartir esa experiencia con su equipo más amplio. Esto hace que la gestión del conocimiento sea mucho más que el Wiki de su empresa (aunque forma parte de ella), es un conjunto orgánico, cambiante y en desarrollo de estrategias para la productividad y el crecimiento.
Aquí, analizaremos tres estrategias sólidas que puede utilizar para impulsar su gestión del conocimiento, que incluyen:
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Crear un entorno para el intercambio de conocimientos de calidad
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Implementación y uso de un sistema de gestión del conocimiento.
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Construyendo conocimiento individual para el éxito colectivo
Estableciendo una cultura de compartir
El primer paso hacia una sólida gestión del conocimiento en su organización es crear un entorno que fomente el intercambio de conocimientos regular y de mayor calidad. Puede introducir el mejor sistema de gestión del conocimiento del mundo en su empresa, pero si los miembros de su equipo no lo utilizan, entonces será prácticamente inútil.
Debe fomentar la comunicación abierta y la colaboración dentro de su organización, y existen numerosas estrategias para lograrlo. Primero, simplemente asegúrese de que todos sepan que sus comentarios, ideas y opiniones son bienvenidos; si un miembro del equipo proviene de una empresa donde no se esperaba que hablara, esta cultura de compartir debe declararse explícitamente.
Como ocurre con muchas estrategias, los empleados consultarán a la gerencia para ver si se está implementando genuinamente, así que asegúrese de que su equipo de liderazgo esté capacitado en comunicación abierta y la practique activamente. Es más, puede ser importante tener un enfoque más formal para la retroalimentación desde el principio, así que anime a la gerencia a buscar, escuchar y responder a los comentarios de los empleados de forma regular.
Cuando se trata de compartir conocimientos y experiencia, en lugar de solo comentarios, es posible que deba probar otros métodos para motivar a los empleados remotos además de simplemente preguntarles. Disponer de sistemas que reconozcan y recompensen a los empleados que participan activamente en el intercambio de conocimientos. Esto puede variar desde pasos simples, como mencionarles en la plataforma de su empresa, hasta recompensas más sustanciales, como bonos en efectivo. Encuentre un rango y equilibrio que funcione bien para su organización, pero asegúrese de encontrar una manera de recompensar adecuadamente a los miembros del equipo.
Muchos empleados pueden verse impedidos de compartir conocimientos significativos si no saben cómo deben hacerlo (o, a menudo, miedo a hacerlo mal. Por eso es tan vital establecer pautas claras y mejores prácticas para compartir conocimientos dentro del equipo. Estos deben incluir el tipo de conocimientos o habilidades que las personas deben compartir, cómo se puede compartir, así como cómo y cuándo utilizar la tecnología colaborativa para aprovechar el mayor beneficio posible.
Uso de la tecnología para facilitar el intercambio de conocimientos
Un sistema o plataforma de gestión del conocimiento es una parte vital de la estrategia de intercambio de conocimientos de su organización. Le brinda a su equipo las herramientas y el espacio para colaborar, permitiéndoles concentrarse en el qué, en lugar del cómo, para hacer que se escuche su voz.
En realidad, el primer paso es implementar una plataforma de gestión del conocimiento. La parte más importante a considerar es la simplicidad: ¿la plataforma requerirá horas de incorporación y terminará usando más tiempo del que ahorra? Busque una plataforma que se adapte al flujo de trabajo de su equipo existente en lugar de obligarlo a utilizar uno nuevo. Spike, por ejemplo, le permite utilizar sus direcciones de correo electrónico comerciales existentes para acceder a una variedad de herramientas, desde videollamadas y llamadas de voz hasta notas, tareas y listas de tareas pendientes colaborativas.
Lo que trae a colación un punto importante: ¿qué herramientas utilizas realmente? necesidad ¿Busca una plataforma de gestión del conocimiento que fomente el trabajo en equipo y la colaboración?
Documentos colaborativos
En primer lugar, como se mencionó anteriormente, es probable que su organización necesite algún tipo de “Wiki”, que es un depósito de información creado por y para los miembros de su equipo. Sin embargo, esto no debería ser una entidad estática; en su lugar, busque utilizar herramientas colaborativas como documentos editables y espacios de trabajo grupales. Las notas colaborativas en línea son una forma rápida y sencilla de crear y compartir una base de datos de conocimientos, y con el poder de la colaboración en equipo de Spike Groups, puedes asegurarte de que todos los que necesitan acceso a la información la tengan con solo tocar un botón.
Herramientas de gestión de proyectos
Una base de datos no constituye un sistema de gestión del conocimiento. Si se deja desatendido, un Wiki compartido puede caer fácilmente en el abandono, que es donde entra en juego la gestión activa de proyectos. Utilice herramientas para rastrear y compartir información y actualizaciones del proyecto y vincular a notas colaborativas más generales. La gestión eficaz de proyectos con integración de correo electrónico permite compartir conocimientos de forma optimizada dentro de proyectos específicos, lo que mantiene el crecimiento de su base de datos de conocimientos y la participación activa de sus empleados. Hay muchas plataformas de gestión de proyectos disponibles, por lo que es importante encontrar la adecuada para su negocio.
Líneas directas de comunicación
No todo el intercambio de conocimientos se realiza entre todos; gran parte se realiza en grupos pequeños o incluso solo entre dos colegas, lo que hace que las líneas directas de comunicación sean tan vitales para una plataforma de gestión del conocimiento como las herramientas colaborativas más abiertas. Una buena solución de sistema ofrecerá a tu equipo una variedad de canales para que puedan utilizar los que más les convengan y la información que quieran transmitir.
Por ejemplo, si un miembro del equipo quiere dar una explicación detallada sobre un nuevo proyecto o cliente potencial, una videoconferencia puede resultar útil. Sin embargo, si quieren ofrecer una actualización, probablemente un simple mensaje sea suficiente. Spike ofrece una variedad de opciones que su equipo puede encontrar útiles, incluido el correo electrónico, llamadas de voz, videoconferencias, notas de voz y más.
Brindar oportunidades para el desarrollo profesional y el aprendizaje
Además de fomentar una cultura de compartir y proporcionar las herramientas que su equipo necesita, es importante aumentar activamente el conjunto colectivo de habilidades y conocimientos de su organización. Cuando se cuenta con un buen sistema de gestión e intercambio de conocimientos, la capacitación para uno es capacitación para todos, lo que significa que cualquier inversión en desarrollo profesional ofrecerá retornos mucho mayores que antes.
En primer lugar, debe alentar activamente a los miembros de su equipo a asistir a conferencias y talleres relacionados con su campo, incluida la posibilidad de recibir incentivos financieros. Se debe alentar a los miembros del equipo a que aporten este nuevo conocimiento al conjunto colectivo, compartiéndolo con el equipo en general a través de documentos colaborativos, seminarios o sesiones de trabajo. Esto ayuda al miembro individual del equipo, fomenta un entorno de intercambio y aumenta el conocimiento colectivo de su empresa.
A veces, el intercambio de conocimientos se puede facilitar aún más ofreciendo programas de desarrollo y capacitación entre departamentos para los miembros del equipo. Esto ayuda a romper con los silos antes de que aparezcan y es un valioso ejercicio de formación de equipos. Si desea implementar un programa aún más directo como parte de su estrategia de gestión del conocimiento, entonces un programa de tutoría para ayudar a desarrollar la colaboración en equipo es muy valioso. Podría, por ejemplo, establecer un programa mediante el cual los miembros del equipo enumeren de forma anónima las habilidades o conocimientos que les gustaría compartir, luego otros miembros del equipo puedan ver lo que les interesa y ser emparejados sin importar su “antigüedad”. Esta es una excelente manera de garantizar que el flujo de información suba y baje en la empresa y derribe las barreras entre los miembros del equipo de diferentes niveles, para que estén más abiertos a aprender y enseñar en el futuro.
Caso de uso de gestión del conocimiento:
Darren y Crowne utilizan Spike para que la información fluya libremente en tiempo real, de la forma que les resulte más conveniente. Los diversos modos de comunicación de Spike (ya sea texto, voz, gif, video o garabatos) están ahí para respaldarlos de la manera que funcione mejor como una aplicación de mensajería empresarial.
Lea más sobre Darren Olstad, el fundador de Crowne Law que utiliza Spike como chat de negocios para guiar a sus clientes.
El conocimiento es productividad: es hora de aprovecharlo
Un sistema sólido de gestión del conocimiento puede aumentar la productividad de su equipo y el flujo de trabajo de su empresa. Le permite aprovechar la riqueza de conocimientos que tienen sus empleados, compartirlos con el equipo más amplio y aprovecharlos a través del crecimiento colectivo del conocimiento.
Además, un buen sistema de gestión del conocimiento es relativamente sencillo de implementar y ejecutar. Simplemente siga las estrategias básicas que hemos descrito anteriormente:
En primer lugar, aproveche la tecnología para crear un sistema de gestión del conocimiento en su empresa, que incluya documentos colaborativos, herramientas de gestión de proyectos y varias líneas de comunicación.
En segundo lugar, fomentar el conocimiento individual para el éxito colectivo a través del desarrollo y el aprendizaje profesional. Recuerde, invertir en el crecimiento individual generará dividendos para toda la empresa cuando se combine con talleres de intercambio de conocimientos y programas de tutoría.
Por último, y lo más importante, todo esto debe basarse en una cultura de comunicación abierta y colaboración. Crear un entorno en el que el intercambio de conocimientos sea la norma es vital para garantizar el éxito a largo plazo de su programa de gestión del conocimiento. Esta es una práctica a largo plazo e incluirá hacer saber a las personas que sus aportes son valiosos; asegurarse de que su equipo de liderazgo practique activamente la comunicación abierta; reconocer y recompensar a los empleados que participan y establecer pautas claras y mejores prácticas para compartir conocimientos.
