Slack cambió el juego de mensajería desde su debut en agosto de 2013. Ha reemplazado el correo electrónico para la comunicación interna en muchos equipos y organizaciones. Mientras tanto, los equipos de Microsoft superaron a Slack con más de 13 millones de usuarios al agruparlo con el servicio de Office 365.
Además, se beneficia del robusto ecosistema de Microsoft construido a lo largo de los años. Si la organización o la configuración de su oficina tiene la suscripción a Office 365, la comunicación y la colaboración a través de Equipos se hace sin esfuerzo.
Echemos un vistazo a algunos de los mejores consejos y trucos para los usuarios del Equipo de Microsoft para aumentar su productividad y usarla como un profesional.
1. Atajos de teclado
Los atajos de teclado pueden ahorrar mucho tiempo, especialmente cuando está utilizando una aplicación como Teams. Lo más probable es que lo uses todo el día para comunicarte con tus colegas. Solo hay dos accesos directos que debes recordar como principiante por ahora.
/ – la tecla de barra diagonal hacia adelante revelará todos los comandos que puede dar usando varios métodos abreviados de teclado. / Teclas – una lista de todos los métodos abreviados de teclado que puede usar. La lista es bastante larga para compartir aquí. Encuentra y recuerda los que te sean útiles.
Como se ve en la captura de pantalla, escribirá estos dos accesos directos en la barra de búsqueda en la parte superior para encontrar lo que está buscando.
2. Nombre del grupo
El chat es una característica principal de los equipos de Microsoft, pero la búsqueda de una conversación particular dentro de un canal puede ser difícil. Puede resolver este problema asignando un nombre significativo a esa ventana de chat o grupo. Por ejemplo, si está discutiendo una nueva guía sobre el Producto A, puede asignar un nombre a la ventana de chat. Facilita la búsqueda en el futuro.
Para hacerlo, simplemente haga clic en el ícono del lápiz en la parte superior de la ventana de chat para editar y luego asígnele un nombre. Solo funciona para chats grupales y no privados.
3. Reenviar correos electrónicos
En GT, apenas usamos correos electrónicos y confiamos en que Slack se comunique entre ellos. Funciona para nosotros, pero no significa que pueda eliminar por completo los correos electrónicos. Los correos electrónicos están aquí para quedarse. Microsoft lo sabe, y es por eso que permite a los usuarios reenviar correos electrónicos con adjuntos a los canales del Equipo desde cualquier dominio de correo electrónico incluido en la lista blanca.
No solo eso, si hace clic en Configuración avanzada en la siguiente pantalla, puede controlar quién puede enviar correos electrónicos, y eso también desde dominios específicos, para reducir los correos electrónicos no solicitados.
4. Crear GIFs
Compartir GIF es divertido, pero crearlos es aún más. Me alegra que los Equipos les permitan a los miembros crear sus propios GIF, permitiéndoles ser creativos y reducir el estrés para equilibrar las discusiones serias.
Teams integra Giphy, un destino popular de GIF, para compartir tu obra de arte con otros miembros del equipo.
5. Bots
Automatizar las tareas repetitivas ahorra tiempo y los bots pueden ser útiles. Los equipos tienen una cantidad de bots que puedes usar para tu ventaja. El bot Who es útil para encontrar miembros del equipo en toda la organización en función de sus funciones y responsabilidades. Por ejemplo, ¿quién es el principal comercializador de productos X?
Los bots actúan como miembros del equipo, lo que significa que puedes chatear con ellos, hacerles preguntas y ellos responderán.
Otros bots incluyen Calendar bot para encontrar un espacio abierto en su calendario y los calendarios y citas de los miembros del equipo, Polly para crear encuestas y recopilar comentarios, y YellowAnt para conectarse con más de 40 aplicaciones para crear flujos de trabajo inteligentes. Aquí es cómo puedes crear tus propios bots.
6. Pestañas
Equipos viene con una característica única llamada Tabs. Puede dedicar cada pestaña a un único recurso, que puede ser un video, un sitio web o una aplicación. Depende de lo que quieras lograr con él. Creo que es más adecuado para las aplicaciones que quieres usar mientras trabajas con equipos.
Las pestañas facilitan la administración del flujo de trabajo y evitan la superposición de partes importantes del proceso. Por ejemplo, puede crear una pestaña para Trello para que todos en el equipo puedan acceder a ella cómodamente. Simplemente haga clic en el ícono '+' para elegir una aplicación. Note que ya hay una pestaña para compartir archivos.
7. Marcador
Una característica pequeña pero a menudo descuidada de los Equipos es la opción de marcador. En caso de que reciba un mensaje importante pero le gustaría volver a él más tarde, simplemente puede marcarlo y atenderlo más tarde.
Haga clic en el icono de menú al lado del mensaje para hacerlo.
8. Lector Inmersivo
¿Alguien compartió un documento contigo? En lugar de leerlo en su totalidad, puede usar la opción Immersive Reader para hacer dos cosas. Elimina todas las distracciones para que solo el texto sea visible. Facilita la concentración en el documento o mensaje.
También puede escuchar el documento con palabras resaltadas en tiempo real. Otra característica interesante es la traducción. Puede seleccionar un mensaje y traducirlo a más de 60 idiomas usando Microsoft Translator.
Trabajo en equipo todo el camino
Microsoft Teams es una herramienta de colaboración increíble, y no es un problema si ya está trabajando con otros productos de Microsoft como Office 365. Espero que algunos de los consejos que compartimos anteriormente le ayuden a ser más productivo.
A continuación: ¿Está la bandeja de entrada de Outlook fuera de control? Haga clic en el enlace a continuación para aprender a usar las reglas para administrar Outlook 365.
