Probablemente esté familiarizado con los conceptos básicos de Google Sheets, pero la oferta de hojas de cálculo de Google cuenta con muchas características que no son obvias a primera vista. Estos son algunos de nuestros favoritos.
Por supuesto, probablemente ya estés familiarizado con algunas fórmulas básicas, como SUMA y PROMEDIO. Y es probable que hayas llegado a conocer bastante bien la barra de herramientas, pero es bastante sorprendente lo profundo que es. Me encantan las hojas de cálculo, pero hasta el día de hoy sigo descubriendo nuevos trucos dentro de Google Sheets.
Importar tablas de datos
Esto suena muy aburrido, pero en realidad es muy interesante. Si un sitio web tiene una tabla o una lista de información de la que desea realizar un seguimiento, puede utilizar la función ImportHTML para básicamente extraer esos datos y pegarlos en una hoja de cálculo. A partir de ahí, los datos se actualizan automáticamente cada vez que abre la hoja de cálculo (si se realizaron cambios en la tabla original, por supuesto). La función se vería así:
=ImportHTML("URL", "table", 0) La URL es la página web donde se encuentran los datos, “tabla” es cómo se muestran los datos en la página web (también puede usar “lista” si es una lista) y “0” representa qué tabla desea importe si hay varias tablas en la página web (0 es la primera, 1 es la segunda, etc.).
Un ejemplo de esto sería realizar un seguimiento de las estadísticas deportivas de una liga de fantasía. Puede importar varias estadísticas desde un sitio como Referencia de béisbol en una hoja de cálculo. Por supuesto, puedes simplemente marcar el sitio como favorito, pero con ImportHTML, puedes personalizar cosas como exactamente qué estadísticas aparecen (agregando Col1, Col4, etc. después del “0”), así como recuperar datos de otras tablas en un sitio diferente. página web y hacer que todo se muestre en una sola hoja de cálculo.
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Datos de referencia de otras hojas de cálculo
Si tiene varias hojas de cálculo (o varias hojas dentro de una hoja de cálculo) que se relacionan entre sí de alguna manera, es posible que tenga que ir y venir entre ellas con frecuencia. Hay una manera de hacer todo eso un poco más fácil.
Puede hacer referencia a celdas de otras hojas (o de otra hoja de cálculo completamente). Por ejemplo, digamos que mantiene registros de todo lo que gasta en comestibles en una hoja y que esa hoja también contiene el monto total gastado durante el mes. Y digamos que tiene otra hoja que le brinda un resumen de lo que gasta cada mes en varias categorías. En su hoja de resumen, puede hacer referencia a esa hoja de compras y a la celda específica que contiene el total. Cada vez que actualice la hoja original, el valor en la hoja de resumen se actualizará automáticamente.
La función se vería así:
=sheet1!B5
“Hoja1” sería el nombre de la hoja con los datos a los que desea hacer referencia y “B5” es la celda a la que desea hacer referencia. El signo de exclamación va en el medio. Si desea hacer referencia a datos de una hoja de cálculo completamente diferente, debe usar la función IMPORTRANGE, así:
=IMPORTRANGE("URL", "sheet1!B5") La URL es el enlace a la otra hoja de cálculo. Esto vincula la celda de esa hoja de cálculo con la celda en la que ingresa la fórmula anterior. Cada vez que la celda se actualiza con un valor diferente, la otra celda se actualiza junto con ella. Como sugiere el nombre de la función, también puede hacer referencia a un rango de celdas, como B5:C10.
Formato condicional
Esta característica es un poco más conocida que algunas de las otras que he mencionado, pero siento que todavía no es tan popular como debería ser.
El formato condicional le permite cambiar la apariencia de una celda según los datos que contiene. Puede acceder a la función haciendo clic en “Formato” en la barra de herramientas y luego seleccionando el comando “Formato condicional”. En el panel que se abre a la derecha, puede configurar sus parámetros. Por ejemplo, es posible que desees convertir una celda (o celdas) en verde si el número que contienen es mayor que cero.
También está la función IF, que técnicamente no es parte de la función de formato condicional, pero de alguna manera puede llevarla al siguiente nivel. Esto le permite hacer cosas como agregar un determinado valor a una celda separada siempre que el valor en la celda activa sea un número particular:
=IF(B4>=63,"35","0")
Entonces, en ese ejemplo, si el valor de la celda B4 es 63 o más, automáticamente podría hacer que el valor de la celda actual sea 35. Y luego mostrar un 0 si no. Por supuesto, esto es sólo un ejemplo, ya que puedes hacer mucho más con él.
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Incrustar hojas de cálculo en un sitio web
Si creó un cronograma o una lista en Google Sheets que desea compartir con otras personas, puede simplemente compartir el documento real con ellos enviándoles una invitación por correo electrónico para verlo. Sin embargo, si necesita complementarlo con otra información que se encuentre en su blog o sitio web, puede insertar hojas de cálculo en las páginas web.
Todo lo que necesitas hacer es navegar a Archivo > Publicar en la Web. Desde allí, haga clic en la pestaña “Insertar” y luego elija si desea publicar la hoja de cálculo completa o solo una hoja específica. Después de eso, simplemente copie y pegue el código iFrame en su página web.
Juega con guiones
Para cualquier cosa que Google Sheets no pueda hacer de inmediato, generalmente hay un Google Apps Script que puede usar junto con su hoja de cálculo para hacer que suceda prácticamente cualquier cosa.
Hemos hablado antes de Google Apps Scripts y hay muchas cosas que puedes hacer con este tipo de capacidad. Puede explorar los complementos disponibles yendo a Herramientas > Complementos, o puede escribir sus propios scripts seleccionando el Editor de scripts en el menú Herramientas.
Por ejemplo, tengo un script personalizado que me permite presionar un solo botón para agregar instantáneamente valores específicos a los valores existentes en un puñado de celdas. No puedes hacer esto con Google Sheets listo para usar, por lo que tener el editor de scripts aquí le da a Google Sheets una buena dosis de esteroides.
