No importa para qué utilice Excel, ya sean finanzas comerciales o un presupuesto personal, las funciones de análisis de datos de la herramienta pueden ayudarlo a darle sentido a sus datos. A continuación se presentan varias funciones de Excel para el análisis de datos y cómo pueden ayudar.
Cuando no esté seguro de cuál es la mejor manera de mostrar sus datos o si es un nuevo usuario de Excel, la función Análisis rápido es esencial. Con él, simplemente selecciona sus datos y ve varias herramientas de análisis proporcionadas por Excel.
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Seleccione los datos que desea analizar. Verás aparecer un pequeño botón en la esquina inferior de las celdas seleccionadas. Haga clic en este botón Análisis rápido y verá varias opciones para revisar.
Elija “Formato” para ver formas de utilizar el formato condicional. También puede seleccionar “Gráficos” para ver los gráficos que Excel recomienda para los datos, “Totales” para cálculos que utilizan funciones y fórmulas, “Tablas” para crear una tabla o tabla dinámica y “Minigráficos” para insertar pequeños gráficos para sus datos.
Después de elegir una herramienta, coloque el cursor sobre las opciones para ver vistas previas. Por ejemplo, si selecciona Formato, coloque el cursor sobre Barras de datos, Escala de colores, Conjunto de iconos u otra opción para ver cómo se verían sus datos.
Simplemente elija la herramienta que desee y estará listo.
Analizar datos para hacer preguntas
Otra característica útil incorporada en Excel es la herramienta Analizar datos. Con él, puede hacer preguntas sobre sus datos y ver preguntas y respuestas sugeridas. También puede insertar rápidamente elementos como gráficos y tablas.
Seleccione sus datos, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en “Analizar datos” en la sección Análisis de la cinta.
Verás una barra lateral abierta a la derecha. En la parte superior, introduce una pregunta en el cuadro de búsqueda. Alternativamente, puede elegir una pregunta en la sección No estoy seguro de qué preguntar o desplazarse por la barra lateral para obtener recomendaciones.
Si ve una tabla o un gráfico en la lista que desea usar, seleccione “Insertar gráfico” o “Insertar tabla dinámica” para agregarlo a su hoja con un clic.
Cuadros y gráficos para análisis visual
Como se mencionó anteriormente, los gráficos son excelentes herramientas de análisis visual. Afortunadamente, Excel ofrece muchos tipos de gráficos y tablas, cada uno con sólidas opciones de personalización.
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Selecciona tus datos y ve a la pestaña Insertar. Puede elegir “Gráficos recomendados” en la sección Gráficos de la cinta para ver qué gráfico cree Excel que se ajusta mejor a sus datos.
También puede seleccionar “Todos los gráficos” en la ventana Gráficos recomendados o elegir un tipo de gráfico específico en esa misma sección de la cinta si sabe qué tipo de objeto visual desea.
Cuando eliges un tipo de gráfico, lo verás aparecer en tu hoja con tus datos ya insertados. Desde allí, puede seleccionar el gráfico y usar la pestaña Diseño de gráfico, la barra lateral Formatear área de gráfico y los botones del gráfico (solo Windows) para personalizar el gráfico y los datos que contiene.
Para obtener más información, consulte nuestros procedimientos para crear gráficos en Excel. Podemos ayudarlo a crear un gráfico circular, un gráfico en cascada, un gráfico de embudo, un gráfico combinado y más.
Ordene y filtre para una visualización más sencilla
Cuando desee analizar datos particulares en su hoja de Excel, las opciones de clasificación y filtrado lo ayudarán a lograrlo.
Es posible que tenga columnas de datos que desee ordenar alfabéticamente, numéricamente, por color o utilizando un valor particular.
Seleccione los datos, vaya a la pestaña Inicio y abra el menú desplegable Ordenar y filtrar. Puede elegir una opción de clasificación rápida o “Clasificación personalizada” para elegir un valor determinado.
Además de ordenar los datos, puede utilizar filtros para ver sólo los datos que necesita en ese momento. Seleccione los datos, abra el mismo menú Ordenar y filtrar y seleccione “Filtro”.
Verás botones de filtro en la parte superior de cada columna. Seleccione un botón para filtrar esa columna por color o número. También puede utilizar las casillas de verificación en la parte inferior de la ventana emergente.
Para borrar un filtro cuando termine, seleccione el botón de filtro y elija “Borrar filtro”. Para desactivar el filtrado por completo, regrese al menú Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio y anule la selección de “Filtro”.
Funciones para crear fórmulas
Las funciones de Excel son herramientas fantásticas para crear fórmulas para manipular, cambiar, convertir, combinar, dividir y realizar muchas más acciones con tus datos. Cuando se trata de analizar datos, estas son solo algunas funciones que pueden resultar útiles.
SI e IFS
Las funciones IF e IFS son invaluables en Excel. Puede realizar una prueba y devolver un resultado verdadero o falso según los criterios. IFS le permite utilizar múltiples condiciones. IF e IFS también son útiles cuando los combinas con otras funciones.
CONTAR.SI y CONTAR.SI
Las funciones CONTAR.SI y CONTAR.SI cuentan el número de celdas que contienen datos que cumplen ciertos criterios. COUNTIFS le permite utilizar múltiples condiciones.
SUMAR.SI y SUMAR.SI
Las funciones matemáticas SUMAR.SI y SUMAR.SI suman valores en celdas según criterios. SUMIFS le permite utilizar múltiples condiciones.
BUSCARX, BUSCARV y BUSCARH
Las funciones BUSCARX, BUSCARV y BUSCARH le ayudan a localizar datos específicos en su hoja. Utilice BUSCAR XL para buscar datos en cualquier dirección, BUSCAR V para buscar datos verticalmente o BUSCAR H para buscar datos horizontalmente. XLOOKUP es la más versátil de las tres y es una función extremadamente útil.
ÚNICO
Con la función de búsqueda ÚNICA, puede obtener una lista de solo los valores únicos de su conjunto de datos.
Formato condicional para detectar datos rápidamente
El formato condicional es sin duda una característica favorita. Una vez que lo configure, podrá detectar datos específicos rápidamente, lo que agilizará el análisis de datos.
Seleccione sus datos, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en el menú desplegable Formato condicional. Verá varias formas de formatear sus datos, como resaltar celdas mayores o menores que un valor específico o mostrar los 10 elementos superiores o inferiores.
También puede utilizar el formato condicional para buscar datos duplicados, insertar escalas de color para elementos como mapas de calor, crear barras de datos para indicadores de color y utilizar conjuntos de iconos para elementos visuales útiles como formas y flechas.
Además, puede crear una regla personalizada, aplicar más de una regla a la vez y borrar las reglas que ya no desea.
Tablas dinámicas para datos complejos
Una de las herramientas de Excel más poderosas para el análisis de datos es la tabla dinámica. Con él, puedes organizar, agrupar, resumir y calcular datos mediante una tabla interactiva.
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Seleccione los datos que desea agregar a una tabla dinámica y diríjase a la pestaña Insertar. De manera similar a los gráficos, puede revisar las sugerencias de Excel seleccionando “Tablas dinámicas recomendadas” en la sección Tablas de la cinta. Alternativamente, puedes crear una desde cero haciendo clic en el botón Tabla dinámica en esa misma sección.
Luego verá un marcador de posición agregado a su libro de trabajo para la tabla dinámica. A la derecha, use la barra lateral de Campos de tabla dinámica para personalizar el contenido de la tabla.
Utilice las casillas de verificación para elegir qué datos incluir y luego las áreas siguientes para aplicar filtros y designar las filas y columnas. También puede utilizar la pestaña Analizar de tabla dinámica.
Debido a que las tablas dinámicas pueden resultar un poco intimidantes al comenzar, consulte nuestro tutorial completo para crear una tabla dinámica en Excel.
Con suerte, una o más de estas funciones de análisis de datos de Excel le ayudarán con su próxima tarea de revisión o evaluación.
